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情境三 办公室日常工作管理Situation 3 Office Routine Management;学习目标;学习目标;课堂导入; Office Routine Management;办公室环境的维护与管理; 办公室的布局 1、开放式布局 2、封闭式布局 开放式布局优于封闭式布局： 能源成本、建筑成本、空间利用率、 面积需求量、重新布局的灵活性、排 除交流、沟通的心理障碍。 封闭式布局优于开放式布局： 空间私密性、声音环境;;;办公室绿化 会客室的绿化 体现公司形象 上司办公室的绿化 宁静、宽敞、舒适，色淡香微 ;办公室的空气 温度 流通 湿度 清洁 ;办公室的光线 柔和 节能;办公室的声音 防止噪音 选取适当的办公室音乐 ;办公室的安全 对安全隐患采取相应措施，创造和维护健康安全的办公环境。;Google的绿色办公环境;Google的山景城（Mountain View）总部43号大楼 ;Google园区 原属SGI，这是 当年留下的工作 区域，Google将 其改造成为了阁 楼风格的办公室; ; ; ; ; ; ; ; ;商务秘书对办公责任区的管理 上司办公区 个人工作区 公共工作区;保持办公桌干净整齐的有效办法： 除了你手头事情以外，把办公桌上所有其它文件清理掉。 所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。 其它文件不要放到你正在进行的工作中去，也不要做其它的很有吸引力的工作。 一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。 早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在办公桌上。 经常查看你的办公桌，保持桌面整洁。;办公室用品的管理;（一）办公用品的计划 办公用品的分类 办公用品的计划与采购 ;办公用品采购计划;采购要求 了解需求 适合需要 合乎规格 及时供应 经济合理 ;（二）办公用品的发放 建立发放制度：专人负责；定时发放；填写申请；明确紧急领用程序。 紧急领用物品时应遵循的程序和步骤：申请表＋特批单＋领导签字 节约教育 ;办公用品申请表;值班工作;制定值班制度 建立岗位责任制 建立信息处理制度 严格的保密制度 坚持交接班制度;值班具体工作 接听电话 礼貌的语言态度，专业的工作方式 做好电话记录 接待来访并作记录 完成上司临时安排的任务 收取邮件及文件并作登记;值班注意事项 严格执行以下制度： 工作岗位责任制 信息处理制度 保密制度 交接班制度;邮件管理 ( Mail Management) Procedure ;定时收取邮件 清点签收邮件 注意事项;MAIL REGISTER(登记);部门邮件的分发处理 上司邮件的分发处理 注意事项 ;接打电话 (Telephoning) ;Date /Time;接打电话 (Telephoning);Date /Time;接打电话 (Telephoning);接打电话 (Telephoning);Office Equipment Operation;Office Equipment Operation;Office Equipment Operation;Office Equipment Operation;时间与效率 管理 Time and Efficiency Management;Arrangement for Daily Affairs ;年度计划日程安排表;月计划日程安排表;周计划日程安排表;日计划日程安排表;10：40~11：00;Schedule for Business Trip ;旅行日程表;办理出国旅行手续的内容、程序;Petty Cash Management and Business Expense Reimbursement ;Petty Cash Management;PETTY CASH VOUCHER零用现金凭单 ;Business Expense Reimbursement;单位名称;Summary 办公室布局,办公室环境的构成 办公用品的采购、分发和管理 值班表和处理值班工作突发事件 邮件收发、处理 接打各种办公室电话 操作办公室常用设备 时间与效率管理 小额现金管理和商??费用报销;课外作业与练习 ;