群发分别对象正文、抬头、附件的邮件秘笈概览.docx

群发分别对象正文、抬头、附件的邮件秘笈 杨 舒 【准备工作】 1. 准备邮箱：Outlook 关联发送邮件所用邮箱。 2. 准备文件：一般准备三类文件：邮件正文、邮件附件、邮件与附件信息表。 2.1 邮件正文：编写发送邮件的正文，存入Word文档。 2.2 邮件附件：整理各附件至文件夹。 提示：如果超过2个附件，为使发送出的邮件一目了然，命名格式最好是“附件X+附件名称”。 附件1 中国科学院人事局关于AB类岗位招聘信息准备的通知 附件2 A、B类推荐岗位-北京基因组研究所 附件2 A、B类推荐岗位-成都山地灾害与环境研究所 附件2 A、B类推荐岗位-城市环境研究所 提示：附件1由于内容相同，因此只有一个；附件2每个发送对象不同，因此分别列好。 2.3 邮件与附件信息表：新建excel表，整理邮箱、附件路径等邮件信息。 必须编辑的内容列为（1）邮件中需要变化的内容（如邮件抬头“北京基因组研究所”等）、（2）邮件发送对象的邮箱、（3）附件文件路径（必须有文件的类型尾缀，如：D:\AB类推荐岗位\附件 AB类推荐岗位汇附件1 中国科学院人事局关于AB类岗位招聘信息准备的通知.docx）。 【邮件发送】 1. 编辑“邮件目录” 新建word文档。 做一行表格，列数参照“邮件与附件信息表”的列数，或直接做成“附件数+1（邮箱）”列，打开“开始邮件合并”-目录。 打开“选择收件人”-“使用现有列表”。 弹出选择对话框后选择【准备工作】的“邮件与附件信息表”。 弹出该表的sheet列表，选择保存邮件地址、附件等信息的sheet。 光标放入word的表格中，打开“插入合并域”，插入“邮件与附件信息表”中的邮箱、附件等内容。 首列尽量插入邮箱列表，可见“《负责人邮箱》”。 光标移至下一个，插入 “附件1”。 可见“《附件1》” 依此类推。 插完信息后，点击“预览结果”，被选位置内容变为“邮件与附件信息表”中的相应内容。通过左右键查看可以不同的发送对象所对应的信息。 可以通过最右键查看数目。 点击“完成并合并”-“编辑单个文档”。 弹出对话框，选择“全部”。 弹出全部邮箱与附件对应信息集合。 另???命名为“邮件目录”。可关闭文档。 2. 合并邮件 打开“邮件正文”文档。 打开“邮件”-“开始邮件合并”-“信函”。 打开“选择收件人”-“使用现有列表” 弹出选择对话框后选择【准备工作】的“邮件与附件信息表”。 弹出该表的sheet列表，选择保存邮件地址、附件等信息的sheet。 选中邮件正文中需要随邮件发送对象而改变的内容，如正文抬头等。 打开“插入合并域”，选择需要变更的内容所对应的列名，如邮件抬头所对应的“单位名称”。 插入后，该位置将被“《单位名称》”替换。 点击“预览结果”，被选位置内容变为“邮件与附件信息表”中的相应内容。 点击向左右翻，可查看不同邮件正文的更改内容。 点击最后，可查看数目。 点击“完成并合并”-“编辑单个文档” 弹出对话框，选择“全部”。 弹出全部邮件正文文本集合。另存，命名为“邮件正文（合并）”，不关闭文档。 3. 发送邮件 在“邮件正文（合并）”未关闭的文档界面上，点击“ALT+F11”，弹出VBA编写界面。 打开“工具”-“引用”。 选择Microsoft Outlook 14.0。 打开“插入”-“模块”。 模块内拷入VBA代码： Sub emailmergewithattachments() Dim Source As Document, Maillist As Document, TempDoc As Document Dim Datarange As Range Dim i As Long, j As Long Dim bStarted As Boolean Dim oOutlookApp As Outlook.Application Dim oItem As Outlook.MailItem Dim mysubject As String, message As String, title As String Set Source = ActiveDocument Check if Outlook is running. If it is not, start Outlook On Error Resume Next Set oOutlookApp = GetObject(, Outlook.Application) If Err 0 Then Set oOutlookApp = CreateObject(Outlook.Application) bStarted = True End If Open the catalog mailmerge doc