档案管理借阅制度综述.doc

公司档案管理及保密制度 第一条：总则 本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。包括：国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他档案（人事档案由人事部自行管理）。公司对档案实行集中管理。 第二条：档案管理架构 公司档案管理由办公室主管，并设有档案室 档案室由办公室档案管理员负责管理。 档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。 第三条：档案分类 文书类档案 政府部门各类文件 公司对外、对内各类正式发文 法律公文 项目文件 工程技术类 工程档案 销售档案 开发档案 财务类档案 公司各类证照 第四条：归档工作流程 一、档案工作分为七个环节：收集、整理、鉴定、保管、 编目、检索、统计。各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司档案室归档。 二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司档案室。如部门确需留存原件的，应与公司档案室办理借阅手续。 第五条、归档要求 一、归档文件必须完整齐全。 归档文件必须按规定分类整理、编目。 档案编目 文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号 二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，就先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 第六条、档案借阅、移交 一、档案借阅者必须做到： 1. 爱护档案、保持整洁、严禁涂改。 2. 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 二、内部借阅程序 1. 各部门经办人根据业务需要借阅档案时，就填写《档案申请借阅单》，经其部门主管、办公室主任、副总核准后向主管档案人员借阅。 2. 档案管理人员接到《档案申请借阅单》，经核查后取出该项档案，并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间，将档案交于借阅人员，《档案申请借阅单》由按归还日期先后整理以备催还。 3. 在档案室当场借阅者，免填《档案申请借阅单》。 4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案归入档案夹。《档案申请借阅单》由档案管理人员留存备查。 5. 《档案申请借阅单》以一案一号为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况就延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。 6. 借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管理档案人员负责处理。 7. 借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自接受。 8. 借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经相关部门主管同意。 9. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经各主管部门负责人批准。 三、外部借阅程序 1. 公司档案室档案原则上不得外借其他单位，如确需外借，需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。 四、移交 公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主作负责监督办理档案交接工作，将档案移交表填写清楚。 第七条、保管和保密制度 1. 存放档案的档案柜排放整齐：采用统一档案盒，且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。 2. 档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监督，防止泄密。 3. 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。 4. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案原则上禁止借阅。 5. 档案保管期限，分为长期，指15年以上，较长期，指10年，分为短期，指3年以上。 6. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记，并归档，登记表要永久保存。 7. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或副总或办公室主任指定专人监督销毁。 第八条、附件 《公司档案资料销毁审批表》，《公司档案资料销毁登记表》， 《公司档案资料归档登记表》，《档案借阅申请表》。 附件一： 档案资料借阅流程图 外单位人员借阅档案应持单位介绍信写借记表 检查是否完好，资料归档 做好借阅登记，方可借阅 借阅期限内，按时归还 本公司借阅人员应填写借阅登记表 主管领导签字批准 附件二： 合同档案资料归档登记表 日期合同编号合作单位签约内容份数原件复印件转交人 签字接收人 签字备注