档案数字化工作规范-昌平区.ppt

昌平区档案局 张亮 2013年4月;档案数字化 定义：档案数字化是指利用计算机技术将传统载体档案（纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换为数字信息并提供利用的处理过程 （DB11/T 765《档案数字化规范》） 层次：一是档案目录信息的数字化 二是档案全文信息的数字化;档案数字化 原则：规范性、安全性、效益性 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求 开展基层单位档案数字化工作是我区档案事业发展的一项重大决策，此项工作要整体推进 ;档案数字化范围 凡列入本单位文件材料归档范围，并划定为需移交进馆的纸质档案均须进行数字化扫描 2013年只做2011年形成的档案数字化扫描工作 涉密档案不做数字化 2011年以前形成的需移交进馆的档案数字化扫描工作另行安排 划定为其他保管期限的档案，是否进行数字化，由各单位自行决定;档案数字化工作规范 加工流程纸质档案数字化加工的基本环节主要包括： 档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 数据质检 数据挂接 数据验收（主要针对外包单位开展）;档案数字化基本流程;档案数字化工作规范 一、档案整理 确定扫描页面范围 应扫描凡属于档案组成部分并反映档案内容信息的全部页面 应扫描对有助于维持档案的完整性和系统性或有助于理解档案内容的辅助性页面;档案数字化工作规范 一、档案整理 编页 应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页 宜使用2B铅笔进行编页 编页位置： 应在档案页面的底端右下角或左下角编写页号 编页不应压盖档案内容 页面底端已有页号时，应将原页号用铅笔划去以示区分 ;档案数字化工作规范 编页方法 使用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号 应保证每卷或每件页号编写的连续性 拆除装订 ：编页之后，应对装订过的档案拆除装订，以保证扫描的质量和效率；对确实不宜拆除装订的档案可采用其它技术手段处理 ;档案数字化工作规范 页面修整：破损严重、折皱不平等无法直接进行扫描或影响扫描质量的档案，应先对页面进行专业处理后再扫描 填写备考表：在档案整理过程中，如对档案实体进行过调整并需要在备考表中注明的，应在备考表中注明 装订 ：扫描工作完成后，拆除装订的档案应重新装订。装订后应基本恢复档案原貌，做到安全、准确、无遗漏;档案数字化工作规范 二、目录建库 应按照DA/T18的要求，确定档案的著录项，使用Access建立文件级目录数据库.mdb 建立数据库表名称为：0001号全宗;档案数字化工作规范 使用Access建立归档文件目录数据库.mdb 建立数据库表名称为：归档文件目录数据库;档案数字化工作规范 ;档案数字化工作规范 三、档案扫描 档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实体 ;档案数字化工作规范 扫描方式： 应根据档案幅面的大小和纸张状况选择相应的扫描方式 大幅面档案宜采用大幅面扫描设备直接扫描或采用分幅扫描后进行图像拼接，或先进行缩微拍摄后再进行数字化转换 纸张状况良好的档案宜采用连续扫描方式；纸张状况较差（如过薄、过厚或过软）的档案，应采用平板扫描方式 ;档案数字化工作规范 色彩模式 ：采用真彩色模式进行扫描 扫描分辨率：分辨率的选择应保证扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用，一般选择≥20Odpi以上 特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,将分辨率提高到≥30Odpi以上 图像存储 ：扫描后的图像宜采用TIFF、JPEG、PDF格式存储，一般采用JPEG格式存储;档案数字化工作规范;档案数字化工作规范;档案数字化工作规范;档案数字化工作规范;档案数字化工作规范 四、图像处理 使用acdsee、photoshop等图像处理软件 ●方向调整：应对方向不正确的图像进行旋转还原 ●纠偏：应对偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本感觉不偏斜为准，偏斜不宜超过3度 ●去污：应对在扫描过程中产生的污线、污点、黑边等影响图像质量的杂质进行去污处理。去污过程中，不能删除档案内容信息 ;档案数字化工作规范 ●图像拼接 ：对大幅面的档案进行分幅扫描时，应使各分幅尺寸相近、技术参数一致，相邻图像之间必须有部分重叠，重叠面积应达到各分幅面积的5%以上 进行分幅扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹 ;档案数字化工作规范 五、数据挂接 应用昌平数字化管理