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文档一体化的重要性 　　【摘要】随着计算机的普遍运用和互联网的紧密结合，文档一体化已成为档案事业发展的新方向。 　　【关键词】文件；档案管理；文档一体化 　　文档一体化是在信息时代背景下提出的一种新型文档管理的模式，是将相对分散而又各自独立的文件管理和档案管理进行有机的结合，组成一个整体进行管理，通过运用计算机和网络技术进行文档处理和档案管理的信息存储、控制、加工和传输的整体结合管理。其宗旨就是改革现行的文件立卷归档管理模式，全部纳入计算机进行管理，减少人员组合因素，简化档案管理工作。文档一体化可以实现档案资源的共享，使得更多的信息得以充分地利用，推动档案管理员工作的与时俱进，大大缩减管理工作中的繁复程序，提高工作效率。 　　一、强化文档一体化意识 　　从思想上认识现有管理上的薄弱、有明确目的提高是实现档案管理现代化的前提条件和重要保证。用先进的管理概念代替传统的管理模式，用先进的科学技术改变传统的管理手段和方法。一份文件的产生、传输、借阅、归档、销毁等的每一个环节都是连续、统一的，而且每一个环节的文件质量将直接影响到后一个环节的有效运行，前后衔接的过程组成了一份文件的生命周期，要从管理制度上加强对文件管理的控制，保证档案的质量，减少档案管理人员无谓的重复劳动，使档案工作流程科学化、合理化，这就需要档案管理人员树立严谨的档案管理意识，按照“文档一体化”的要求办理好每一份公文，在日常工作中树立文件与档案工作的有机统一。 　　二、完善管理机制和组织机构 　　传统的档案管理体制已经不适应现代企业的发展，档案管理费事费力，无法高效地提供保障服务，文书工作和档案工作很大程度上处于分离状态，经常出现查找难、查阅难、流通难，文件的管理和档案的管理是分开的，文件的运转缺乏联系性和连续性，制约了文档一体化的实现。档案管理是文档一体化管理工作中的最后环节，只是起到了保存历史的作用，档案管理体制不改变，文档一体化就无法实现。若要改变现有的局面，首先要建立统一的管理机构，规范部门职责，全面负责管理文书工作和档案工作，统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作，使文件的形成、处理、立卷、归档到档案的收集、整理、利用都有机结合在一起并在掌控之中。 　　三、建立文档一体化平台 　　文档一体化的实现除了人为因素，系统的不完善也是制约实现文档一体化管理的很重要的原因。实现文档一体化管理的目标就是通过建立一个以计算机信息管理为核心集中公文处理和档案管理为一体的综合办公自动化系统。要实现文档一体化管理，必须从文件的产生开始，就运用计算机管理系统进行统一管理，完成文件运行的全部过程。利用计算机自动生成目录、立卷和自动检索，可以进行文件、档案的快速查询、统计、借阅、销毁等管理工作。因此，文档一体化的软件系统设计中，要使用兼容性强、应用范围广、智能程度高的信息化系统，使文件与档案的运转、传递、处理、管理及以后的开发利用更加快捷方便，以满足现代化企业文档一体化协调发展的技术保障体系。 　　四、提高人员素质 　　档案管理人员的素质高低是影响文档一体化的重要原因之一。文档一体化管理模式是一种新型的管理方式，汇集信息处理、业务流程、档案管理与服务于一体的管理模式，这就要求档案管理人员熟知现代档案管理业务，了解文书处理的基本知识，树立掌握计算机及网络知识，能使用、维护档案管理软件，进行档案信息编辑、存储、检索、利用等工作。档案人员要树立终身学习的概念，改善自己的知识结构，提高驾驭现代技术的能力，使自己的知识和技能满足工作的需要，适应新的变化，能够在文档一体化方面掌握主动权，从而适应文档一体化管理的要求。 3