壹-东华大学.doc

PAGE  PAGE 31 壹、國立東華大學公文處理作業規範 一、目的 為提升行政效率，有效管制公文流程，提高公文處理品質，建立文書作業制度，特制定本作業規範。 二、依據 行政院秘書處發行文書處理手冊中華民國94年1月第3版及行政院96年3月26日院臺秘字第0960012932號函制定之。 三、一般原則 （一）文書書寫格式、機密區分及辦理期限： 1、文書製作應採由左至右之橫行格式。 2、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。國家機密文書區分為：(1)絕對機密(2)極機密(3)機密；一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。 3、各類公文之處理時限如下： (1)一般公文：  eq \o\ac(○,1)最速件：1日  eq \o\ac(○,2)速件：3日  eq \o\ac(○,3)普通件：6日 (2)限期公文：  eq \o\ac(○,1)來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。  eq \o\ac(○,2)來文訂有期限者，如收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。  eq \o\ac(○,3)變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。 (3)專案管制案件：涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且須30日以上方可辦結之複雜案件的申請為專案管制案件。 (4)專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，得視事實需要由承辦單位，報請校長核定。 (5)立法委員質詢案件：依據「立法院職權行使法」及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。 (6)人民申請案件：應按其性質，區分類別、項目，分定處理時限，予以管制。 (7)人民陳情案件：依據「行政程序法」第7章及「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。 (8)訴願案件：應依「訴願法」之規定辦理。 （二）公文電子交換，係指將文件透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。對於適合電子交換之公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。公文以電子文件行之者，其交換機制電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 （三）對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。 （四）公文電子交換收發文處理程序如下： (1)公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。 (2)公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 （五）文書處理，應以隨到隨辦，隨辦隨送為原則，不得無故積壓。 （六）任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以國曆為準；惟外文或譯件，得採用西元紀年。 （七）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋職章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600），以明責任。簽名必須清晰，以能辯明為何人所簽。 （八）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦手續，應沿用補發後要求補辦手續，應沿用原收文日期及原收文號。 （九）會辦之文件，受會單位應視同速件處理，「。會畢後「傳遞分會」至下一會辦單位，如無下一會辦單位，則須呈上級單位核判；如有延誤，受會單位應負連帶責任。 （十）各單位承辦經總收發掛號之文件，於結案後均應送還文書組銷號歸檔。 （十一）機密文件經首長指定之處理人員拆封後，如須送總收文登記掛號者（將文號填入該文件，並在公文登記簿案由欄內註明密不錄由），應在原文上加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○單位拆封」，以資識別。 （十二）來文之核定權責應由各單位主管依分層負責劃分表，本於職權核定判行層次，落實分層負責精神，以提高行政效率；如認文件有必要再行呈核時，應送上級主管核判。 （十三）收發、分文、退文 １、總收發與單位收發： (1)總收發：總務處文書組就所收到公文作來文登錄並分文各承辦單位及辦理發文作業是為總收發。 (2)單位收發：由各一級單位指定專人負收發責任是為單位收發。 ２、分文、退文 (1)分文：郵件經總收文人員拆驗後，彙送文書主管就公文業務性質依行政業務分層負責明細表判斷適切之承辦單位，即交由文書組承辦人作來文登錄後交由各單位收發簽收；單位收發應送請單位主管（或指派專人處理）核派承辦人後，再交由單位收發人員登錄於公文登記簿（格式一），而後交業務承辦人員做後續之必要處理。 (2)退文：承辦單位收受之公文如認為非屬本單位承辦者，應填寫公文改分單由單位收發退回文書組改分，或逕行移送其他單位並通知文書組；受移單位如有意見，仍應填