商务信函商务英语.doc

大连理工大学网络教育学院 第 PAGE 6页 共 NUMPAGES 6页 商务英语写作辅导资料十一 主 题：对Unit 11商务信函(Business Letters)知识点的补充 学习时间：2013年6月10日－6月16日 内 容： 商务信函的内容 1. Essentials of a Good Business Letter 一封好的商业信函必须具备以下要素： 1) Clear thinking（思路清晰） 2) Exactness of expressions（表述准确） 3) Terseness, combined with courtesy（简洁得体） 2. The Formats of a Business Letter（重点掌握） 典型的商务信函包括三部分：开头部分、正文部分和结尾部分。 1) 开头部分： (1) 信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。 Edwards and Mason Insurance Agency 66 Martin Lane East Chicago IL 60010 Telephone: 01-588-5758 Fax: 01-588-6763 Email: (2) Your ref: LE/x; Our ref: BL/RP Edwards and Mason Insurance Agency 66 Martin Lane East Chicago IL 60010 Telephone: 01-588-5758 Fax: 01-588-6763 Email: Your ref: LE/N116 Our ref: HCD/RP212 一般的商务信函都有编号，便于查询，也有信函不加编号。信函编号置于信头之下，稍靠右上角。 (3) 日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应完全写出。正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January, February等。月份在非正式信函中可以缩写，如一月Jan.。信函日期有两种：英式的按日、月、年次序书写，如：12th December, 2001；美式的按月、日、年次序书写，如：November 21, 2001 (4) 收信人地址(Inside Address)写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低于写信人的地址和发信的日期一、两行。 致某公司某人的信内地址写法如下： 收信人姓名 头衔 机构的名称 街道号码及名称 城市名、州名称及邮编 所在的国家名称 例如： Ms. Susan C. Lee Director Creswell Inc. 400 Fortune Street Phoenix Arizona 82044 U.S.A. 2) 正文部分： (1) 称呼(Salutation)：指对收信人的称呼用语，自成一行，写于低于信内地址的一、两行的位置。它是正文的开头，起着礼貌的问候作用。一般而言，在称呼后用姓氏，如：Dear Mr. Richard, Dear Doctor Smith, etc. 写给姓名未知的人时用Dear Sir/Madam，或者Gentlemen/Ladies (2) Body of the letter：此部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分： 简要说明： 开头：写此信的背景。 细节：举出具体的事实和数字。 对应：所期望的行动。 3) 结尾部分： (1) 结束客套语(Complimentary close)：通常，书信的正文结束的客套语应与开头相对应。如英文的开头称呼是Dear Sir（敬启者）不称呼对方的姓名，则结尾的客套语应是Yours faithfully（拜上） (2) 签名(Signature)：无论是亲手书写还是由秘书打印的书信，发信人均在信函的结尾的落款处签字。正式的信函若无签字不仅会严重的失礼，而且失去法律的效力。私人信函无本人签字则失礼。 (3) 抄送(cc)：有抄送对象则写，若无，则不必写这项。抄送通常置于落款的左下端。 (4) 附件(Enclosure or Encl.)：有则写，若无，则不必写这项。附件置于抄送的下方。 (5) 再启(Postscript,