科研档案管理.ppt

《科研档案管理》 主讲 刘益芝 目录 一、科学技术研究工作简介 二、科研文件系统整理 三、科研文件归档 四、科研档案管理 一、科学技术研究工作简介 科学技术研究是在自然科学领域研究客观事物的本质及其运动发展规律的一项工作。 按类型或层次可分为：基础科学研究、技术科学研究和应用科学研究。 科学技术研究（科研）工作是以科研课题（项目）为单位组织开展的，大体上要经过以下几个阶段。 （一）研究准备阶段 1、编制科研规划 2、确定科研课题 3、方案设计与技术准备 （二）研究试验阶段 试验与观察 扩大试验 （三）总结鉴定验收阶段 1、科研报告和学术论文的撰写 2、科研成果的鉴定 （四）成果和知识产权申报—档案部门签章。 （五）推广应用阶段 科研活动中形成的科技文件以“课题”成套 二、科研文件系统整理 包括科研文件的鉴别—分类—组卷—卷内科技文件排列—案卷编目—案卷装订、装盒—填写案卷目录七个步骤的工作。 （一）科研文件鉴别工作 1、文件属性的鉴别—就是判断文件的性质与归属，把科科研文件、科技资料、政务文件区别开来。 （1）科技文件与政务文件的区分 坚持： 内容原则---基本原则 整体原则--成套性 职能原则---内容交叉有所侧重 （2）科技文件与科技资料的区分 二者的主要区别有两个方面： 第一、它们同本单位科技、生产活动的关系不同（记录和反映的对象不同）； 第二、作用不同。 科技档案：凭证、查考 科技资料：参考 、借鉴 2、文件质量鉴别 （1）完整性鉴别 课题齐全、完整成套、签署完备。 （2）准确性鉴别---‘‘两个一致” 一是课题文件应当同它所记载和反映的对象或研究过程相一致；二是同一个课题的文件（不同载体）内容上应当一致。 （3）外观形式质量鉴别---载体、外观、书写、印制材料等应符合耐久性要求。 3、科技文件价值鉴定与密级划分 （1）科技文件的价值鉴定 一是确定归档范围；二是划分保管期限。 （2）科技文件的密级划分 （ 二）分类 首先将科研文件按课题分开；再依据本单位分类方案对课题文件进行归类——确定分类号 科研档案分类方法 （1）课题分类法 （2）专业—课题分类法 （三）组卷 1、组卷原则 遵循科技文件的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 ◆组卷要在一个科研课题范围内进行。 2、组卷要求 卷内科技文件要齐全、完整、签章手续完备。 卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐久性要求 3、组卷方法 （1）与科研课题关系密切的管理性文件，应列入科研课题类中组卷， （2）按课题组卷：把同一个课题的文件组成一个卷。 （3）按阶段组卷：即按科研课题的立项阶段（准备阶段）、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和知识产权申报和推广应用五个工作阶段整理、组卷。 4、卷内文件的排列 （1）科研类文件宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 （2）卷内文件一般应文字在前，图样在后；译文在前，原文在后。 （3）卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列；一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。 5、案卷编目 （1）编页号 案卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。方法：可用号码机逐页打印页号，也可用铅笔或签字笔编写页号单面书写的科技文件在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号； 已有页号的文件可不再重新编写页号。 （2）卷内目录的编制 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序。 文件编号：填写科技文件的文号或型号或图号、设备代号、项目代号等。 责任者：填写科技文件的形成者或第一责任者。 文件材料题名：填写科技文件的全称。文件没有题名的应由立卷人根据文件内容拟写题名（用[ ]括起） 日期：填写科技文件的形成时间—年、月、日。 页数：填写每件科技文件总页数。 备注：可根据实际填写需注明的情况。 （3）卷内备考表的编制 说明：卷内科技文件的数量（总件数、总页数）、质量以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。 立卷人：由立卷责任人签名。 立卷日期：填写完成立卷的日期。 检查人：由案卷质量审核者签名。 检查日期：填写案卷质量审核的日期。 互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。 （4）案卷封面的编制 案卷题名（案卷标题） 一般由三个部分组成： 对象名称—针对内容—文件名称。 对象名称：科研课题的名称、代号。