第二节 行政公文的格式.ppt

第三节 行政公文的格式 （三）版记：置于公文的末页（封底）。 1、主题词：指反映公文主要内容的规范化词汇，是供公文主题检索时使用的。在颁布的主题词表中选择。 （1）位置：附注的下方，抄送机关标识上方，只排一行； （2）字体字号：“主题词”用3号黑体，词目用3号小标宋体 （3）特点：单义性、规范性； （4）标识规则：A左顶格写“主题词”后加冒号；B 先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。主题词＝内容＋文种。C 一份文件的主题词除类差别词外，不超过5个。D 词目之间不用标点，空1格。 2、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。应使用机关全称或规范简称。 （1）位置：主题词之上，印发说明之上，用两条等宽的细实线作为界限，形成“抄送栏”。 （2）标识：A 起首空2格标出“抄送：”字样，如有抄报，则先标“抄报”，在下一行的同等位置再标“抄送”。B 按机关性质、级别和有关规定或惯例依次排列抄报或抄送机关的全称、统称、规范简称，中间用逗号或顿号分开。C 如一行写不下，另起一行时要与第一行的抄送机关平行。 3、印发说明： （1）作用：用于标识公文制作时的印发（翻印）部门名称、印发日期和印发份数。 （2）位置：抄送栏以下公文末页最下端。 （3）标识：左侧行首空1格写印发部门名称，右侧行尾空1格写印发时间（以缮印日期为准）。下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印发的份数。 第四章 党政机关公文 ` 第一节 公文的特点及类型 第二节 党政机关公文的格式 现行国家行政机关公文格式 指公文的具体项目构成及其在载体上排列的规定。以国家技术监督局1999年颁布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）为准，通行全国。 公文的格式 眉首（文头或文首部分）：首页红色间隔线以上部分。 主体（行文部分）：红色间隔线和主题词之间的部分。 版记（文尾部分）：主题词以下的部分。 公文的构成要素 文头部分：公文版头、发文字号、印制编号、秘密等级、紧急程度、签发人 。 中间（主体）部分：标题、主送机关、正文、附件标题、发文机关、机关印章、成文时间、附注。 文尾部分：主题词、抄送机关、印制时间、印制部门、印制份数 。 公文文面格式 文件头或眉首 文件主体 文件尾或版记 机密★1年 特 急 一、眉首（文首部分） 1、公文份数序号： 指某份文件在该文总印数中的顺序编号，用6位数字标在首页左上角第一行，如“份号000012”。凡绝密、机密的公文均要标注份号，以便于分发、登记、清退、阅办和销毁。 2、密级和保密期限：（3号黑体字标识） 用 隔开，标在首页右上角第一行。如“机密 3个月”。 （1）秘密：指含有一般的国家秘密，泄露后会使国家的安全和利益遭受损害的文件。（2）机密：指含有重要的国家秘密，泄露后会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件。（3）绝密：指含有最重要的国家秘密，泄露后会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文件。 （此外，还有对外公开、限国内公开、内部使用三种非密级文件） 3、紧急程度： 顶格标识在首页“密级”之下，若无密级，则标在右上角第一行。平件不标识。 4、发文机关标识： 发文机关全称或规范简称+“文件”构成，小标宋体字，居中套红色。“函”的标识不用“文件”；“命令（令）”、“会议纪要”的标识还应加上文种名称，即：发文机关全称或规范简称+“命令”或“纪要”构成。如：国务院命令、国家主席令。 发文机关标识常用的几种形式 由制发机关全称或规范化简称加“文件”二字构成（多用于对下发文、批转或转发重要文件） 由制发机关全称加圆括号用以标明文种构成。（主要用于向上行文或批复下级机关的请示等） 单一由制发机关全称构成。（多用于向下级或同级机关行文） 用制发机关办公厅（室）的名义发文，用于根据授权，传达或代表本级机关发布某些事项或发布该办公厅（室）职权范围内的事项。 5、发文字号： 构成：发文机关代字+发文年号+发文顺序号； 位置：发文机关标识之下空2行，居中排列； 字号字体：3号仿宋字； （1）机关代字：由机关总代字和机关主办文件的部门代字组成，最多不超过5个，2-3个最佳。“发”用于下行文，“文”用于上行文，“函”用于平行文。如北京市成人教育局高教处经过一定的审批签发手续，以局机关的名义发文，其机关代字就是“京成教高”。 （2）发文年号：应标年度全称，用六角括号〔 〕括入。 （3）发文顺序号：不用虚位，不用“第”字，标实数。 修改发文字号： （98）×财字第021号 ×财字（98）第21号 ×财字（1998） 21号 ×财字〔 1998 〕 21号 6、签发人或会签人： 指代表机关核准并签发