新形势下做好办公室文秘工作的几点思考——以公文的规范写作和高效处理为核心.pdfVIP

文／四川大学文学与新闻学院刘凤霞 新形势下做好办公室文秘工作的几点思考 ——以公文的规范写作和高效处理为核心 【摘要】文秘人员能否做到公文的规范写 2．用语不妥，格式不规范。公文首先 应注意同级或不相隶属机关之间的公文 作和高效处理关系着行政办公的速度和效率。 是一种应用文体，这就决定了其准确、简 往来的措辞使用(如“询问”、“请求”)。 这就使得行政工作人员必须自觉提高业务能 要、平实的语言特征。在现实的公文写 2．文秘人员一定要要勤于思考、善于 力，做到公文写作和处理的规范化、科学化。 作中，笔者发现，有些文秘人员虽然具备 积累、富有责任心。在拟定题目时要做 【关键词1．h-2-室文秘；公文写作；公文处理 较高的文学造诣，但写出的公文却常常 到事由准确，力求明确几个主要问题，印 不符合要求。有的公文因为过于追求语 发前后要进行细心认真的校对和检查， 众所周知，文秘人员与办公室日常 言的雕饰，最终使文章读来虚泛而空洞， 围绕“是什么?为什么?做什么?缺什 工作是密不可分的，一个称职的秘书，必 失去了说服力；有的公文则过于追求文 么?要什么?”几个问题反复审核，以避 须具有一定的综合能力，其中文字表达 风的平易，导致文章失去严肃性；更有一 免出现内容赘余、条理不清、表述模糊等 能力和文件处理能力是最重要、最基本 些作者行文罗嗦，洋洋洒洒一大篇，却没 文字现象，写作正文时则应简明扼要、条 的。文秘人员能否做到公文的规范写作 有中心意思，不知所云。除了语言方面 理清楚，真正做到开门见山，要言不烦， 和高效处理关系着行政办公整体链条的 的问题，格式上也出现诸多不规范现象， 意尽言止。此外还得避免错字别字、错 速度和效率。本文结合笔者在高校应用 如字体、字号使用不规范，序号一、(一)、 装漏装、印章缺失等问题，对不符合要求 写作教学和办公室助管的工作实践，对 l、(1)、①顺序错乱，标点符号使用不当， 的公文，及时修改，确保发出的公文合 文秘人员在公文的写作和处理等方面发 领导职务称谓错误，成文时间上汉字与 法、规范、统一，切实维护公文的权威性、 表一些粗浅的看法。 数码混淆使用，缺少行文要素等。 政治性和严肃性。 一、公文写作过程中的问题及建议 (二)公文规范写作的几点建议 二、公文处理中存在的主要问题及建议 公文的正确写作是政令有效传达、 文秘人员出现公文写作有失规范的 公文处理，是按照规范要求和规定 工作顺利开展的必要条件。可是，在实 问题，笔者认为，最主要原因是起草者对 程序进行文书处理的一系列相关工作， 际的办公室工作中，相当数量的公文出 公文的格式及规范认识不够，有时候新 包括收文、发文、传递、办理等一系列工 现书写不规范的问题。 标准已经出台，却没有及时了解，或者干 作程序。由于公文处理工作繁重琐碎， (一)公文写作的不规范现象 脆效仿他人“标准”，那就不可避免发生 具体操作时难免出现一些纰漏。 1．滥用文种，错用主题词。以国家行 不规范的“连锁”反应。针对上述问题， (一)公文处理存在的主要问题 政机关的公文分类为例，目前共有命令 笔者针对性地提出以下建议： 1．收发不及时，延误工作。公文处理 (令)、决定、公告、通告、通知、通报等13 1．文秘人员一定要系