(含电子支付)流程.doc

PAGE  PAGE 25 集中採購(含電子支付)流程 採購階段 辦理步驟流程 使用表單 公文傳遞順序本組作業時間 注意事項請購請購單位先進入政府電子採購網（.tw），輸入機關使用代號及密碼，點選共同供應契約系統，選擇所需之商品，製作網路電子請購單。 詳見 共同供應契約電子流程 。 10萬元以下：列印網路電子請購單→申請人員及申請單位主管簽核→傳真至購運組下訂（FAX：5728271） 10萬元以上：列印網路電子請購單→填寫校內請購單→申請人員及申請單位主管簽核→校內請購公文傳遞流程→購運組下訂→請購單位 10萬元以下： 1.電子請購單 10萬元以上：1.校內請購單2.電子請購單 10萬元以下： 系所主管 傳真至購運組 10萬元以上： 1. 系所主管（10-20萬） 2. 院長（20-60萬） 購運組 會計室 總務處（60萬以上） 秘書室（200萬以上） 購運組 請購單位 1天請購人聯絡方式、發票及貨物寄送地址請填寫確實，以便廠商聯絡通知交貨時地。 請選擇訂約機關為臺灣銀行採購部之契約。 額外項項目應與所採購契約主項相關聯為原則，其採購金額合計應不超過主項金額且為公告金額十分之一以下（10萬元以下）。 下訂訂購確認： 當日下午4：00前傳真至購運組之電子請購單，原則上當日完成電子下訂。 次日起，請購單位可自行上網查詢訂單狀態： 訂單編號仍呈現在請購單位電子採購系統中的【請購單管理】中，表示購運組尚未電子下訂，請再傳真一次並與購運組分機52102聯絡，確認是否收到傳真。 訂單編號呈現在請購單位電子採購系統中的【訂單管理】中，表示購運組已電子下訂。訂單狀態為新訂單者表示已下訂但廠商尚未開始處理；訂單狀態為處理中，表示廠商已開始處理此筆訂單。 取消訂單訂單狀態為新訂單：請購單位與廠商溝通並取得廠商同意後，在原電子請購單上註明取消訂單原因，再傳真至購運組以為憑據取消訂單。 訂單狀態為處理中：請購單位與廠商溝通並取得廠商同意後，請購單位可自行上網撤銷訂單。 1天簽收貨到學校，請購單位索取到貨單，並點收無誤後簽註收貨時間及學校收貨人簽名。 發票正本應妥善保存，以利付款。 請購單位檢查廠商交貨之數量、廠牌、規格、型號是否符合訂單內容。 廠商逾期交貨，依合約廠商每逾期一日應扣款貨款之0.2％；請自行計算後，於驗收記錄「扣款金額」欄內直接扣除罰款。依契約規定一、若因特殊狀況廠商延遲交貨，且請購單位認定非可歸責於廠商事由同意不予罰款，請在驗收記錄備註欄中說明。驗收電子簽收與驗收： 詳見 共同供應契約電子流程 。 列印電子訂單與驗收記錄： 詳見 共同供應契約電子流程 。 修改電子驗收記錄： 詳見 共同供應契約電子流程 。 四、100萬元以上之購案，除電子簽收及驗收外，另填寫「財 物結算驗收紀錄及証明書」，並會同監辦單位實地驗收。 廠商履約完成，請購單位檢附採購案件廠商履約完成確認單、到貨單、發票及粘存單、財產增加單，送購運組審核驗收文件是否齊全。 2.購運組通知監辦單位、有關單位、會辦單位會同驗收。 3.請購單位通知老師、廠商到場配合驗收。 4.驗收時請購之設備應陳列於現場，並能運作測試狀態，驗收主持人逐一清點設備，依據規格指定測試項目。 5.請購單位協助列印驗收測試結果，並請老師簽名。 6.購運組製作驗收紀錄並請相關單位簽名。 7.驗收不合格時，廠商應於驗收主持人指定限期內完成改善，改善完成通知購運組排定複驗（請購單位）。 交貨完工後30日內一、驗收記錄中，完 成履約日期請填寫廠商交貨日期且必須在履約期限之前。 二、驗收記錄中，請正確輸入發票號碼（含2位英文字母及8位數字）。 三、驗收記錄中，主驗人欄位不能輸入承辦人或請購人，原則上請輸入單位主管姓名。請款結案驗收合格後，檢附粘存單、發票、電子請購單、電子訂單與驗收紀錄、校內請購單、財產增加單陳核，陳核順序如右。（請購單位） 核定後由會計室及出納組辦理電子支付付款（會計室及出納組）支出憑證粘存單（含發票） 電子請購單 電子訂單與驗收記錄 校內請購單（一萬元以上） 其他附件： 1.財產增加單 2.分期付款表 3.支出分攤表 4.財物結算驗收紀錄及証明書（100萬元以上） ： ： 一、10萬元以下： 1.系所主管 2.購運組 3.保管組（列財產） 4.會計室 二、10萬元以上 1.系所主管（10-20萬） 2.院長（20-60萬） 3.購運組 4.保管組（列財產） 5.會計室 6.總務處（60萬以上） 7.秘書室（200萬以上） 8.會計室 3天內