公文秘笈手册.doc

PAGE  PAGE 21 靜宜大學 『電子公文管理系統改造專案計畫』 公文秘笈手冊 帝緯系統整合股份有限公司 謹呈 總公司：台中市台中港路三段123號14樓之2 (04)2355-0866 台 北：台北市承德路一段17號12樓之6 (02)2550-5828 中華民國九十七年九月 目　錄 第壹章　系統安裝與設定……………………………………………  PAGEREF _Toc161980062 \h 1 第貮章　承辦人作業………………………………………………… 3 第參章　承辦人作業常見問題……………………………………… 12 第肆章　主管作業…………………………………………………… 17 第伍章　主管作業常見問題………………………………………… 20 第陸章　登記桌作業…………………………………………………… 21 系統安裝與設定 公文系統是以網路瀏覽器作為操作的工具，而為了後續操作上的順利，瀏覽器的版本請務必升級到Internet Explorer 6.0以上。 瀏覽器的基本設定： 點選瀏覽器(IE)工具列中【工具】－【網際網路選項】。 於一般頁籤中－【Temporary Internet files】中點選【設定】按鈕。 將檢查儲存的畫面是否有較新的版本，設定為每次查閱畫面時，並將畫面下方數字更新為”1”，點選【確定】按鈕離開。 請點選設定旁邊的【刪除檔案】，將刪除所有離線內容的框框勾起來，點選【確定】按鈕離開。最後請點選確定按鈕。 點選「安全性」頁籤、選擇「信任的網站」，並點選「網站」。 將此區域的所有網站需要伺服器驗證(https)處勾勾取消，輸入「http:// .tw」點選「新增」。 請點選安全性頁籤中「網際網路」再點選「自訂等級」，將”允許程式碼片段”選項點選”啟用”。 將選項「下載」中的所有選項點選”啟用”。 請點選「隱私權」頁籤，將封鎖快顯處的勾取消。 外掛工具列：若您在IE瀏覽器中有另外安裝其他工具列(如：Yahoo、MSN、Google等)，請於使用系統前將該工具列移除。亦可至『控制台』?『新增/移除程式』中將工具列程式移除。 如何登入公文系統 請由校內入口網”http:// HYPERLINK .tw .tw”，登入???號密碼後進入校務行政入口網，點選電子公文選項進入靜宜大學公文線上簽核系統。 如何安裝公文製作 進入公文系統中(請參考前述步驟) 點選下載區即會出現檔案下載畫面。 選擇「儲存檔案」將檔案install.exe置放於桌面上。 直接雙擊桌面上的Install.exe即可進入安裝畫面。 安裝時間會執行比較久一點，請等待一下。 ※在安裝過程中，若有出現『下一步』，請直接點選『下一步』即可。直到出現”關閉”按鈕即完成安裝。安裝完成後，請重新啟動電腦。 承辦人作業 來文擬辦：承辦人收到校外來文，辦理後歸檔。 點取左邊的【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表格中點選『主辦公文』。 選取您要開始編輯的公文主旨。 點取畫面中的繕打即可選擇『擬辦單』 開始編輯文稿，存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料，請先設定公文流程： 選擇內會，將文內會給同組室其他同仁：點選內會，選擇接收單位及接收人員，點選加入。選擇好後即可確定送出。公文流程至同仁之”會辦公文”。 選擇內會，將文內會給不同組室其他同仁：點選內會，選擇接收單位及接收人員，點選加入。選擇好後請先存檔。待陳核過組室二級主管後再內會送出 選擇送會外單位，將文送會不同單位：點選流程，選擇接收單位及接收人員，點選加入。選擇好後請先存檔。待陳核過主管後再送出(主管點選核畢送出即會將文依流程設定送出)。 亦可在流程按鈕設定中，點選預設流程範本，系統依據校內流程給予預設之流程。 設定好公文流程後，若不需內會同組室同仁，請點選陳核，將文陳核給二級主管核閱。 即可完成初步流程作業。待決行後送檔案室(文書組)歸檔。 若在流程設定中未設決行後流程。則一層長官決行後文會回至承辦人手中。則承辦人將文送至檔案室(文書組)歸檔。 選取已判發的公文主旨。完成簽收動作。 點選文稿主旨。 確認決行後，再點選流程設定公文傳遞至檔案室。 點選”送存歸檔”，系統自動帶出接收單位為”檔案室”，點選加入→確定送出。公文即傳遞到檔案室(文書組)，由檔案室歸檔。 送出後文即傳遞至檔案室，此份公文結案。 來文函覆：承辦人收到校外來文，需函覆對方時。 點取左邊的【待處理公文】的功能選項，在右上方的第一個表格中點選『主辦公文』。 選取您要開始編輯的公文主旨。 點取畫面中的繕打即可選擇『函稿』 開始編輯文稿，存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料，請先設定公文流程：設定方式請詳前述。 設定好公文流程後，若不需內會同組室同仁，請點選陳核，將文陳核給二級