18-会议管理标准18-议管理标准.doc

PAGE  PAGE 7 宏佳物业管理有限公司管理标准 编写： 复核： 审核： 会议管理标准 0 修订记录 行政人力资源部2014年03月第一次修订 1. 目的 加强会议管理，提高会议效率，规范会议流程，确保会议决定事项按时按要求贯彻落实。 2. 范围 适用于公司及公司各部门的会议组织及管理。 3. 职责 3.1 行政人力资源部负责月度/周工作行政例会、总经理专题会议、员工大会、工作总结大会等全局性、综合性会议的统一管理，职责包括会议计划安排、呈批、分发会议安排表、会议通知、会议纪要的编发归档及会议决定事项的督办工作。 3.2 各业务部门负责本部门各种专业会议、工作例会的组织，负责会议记录并编写、分发会议纪要。 4. 工作流程 4.1 会议分类及组织 会议 类型会议名称组织部门主持人参加人员会议时间会议内容例 会月度/周工作行政例会行政人力资源部总经理或总经理助理总经理、总经理助理副总经理、、部门经理、主任及指定人员每月 第一周a、 检查各部门当月/周工作完成情况及存在的问题； b、 研究当月/周重要事项； c、 确定下阶段工作重点及工作计划；部门工作例会各部门部门 经理部门 工作人员 每周一a、总结部门上周工作完成情况； b、传达公司会议精神，落实工作安排； c、安排下周工作任务；d、讨论其他工作内容。专 题 会 议总经理专 题会议行政人力资源部总经理或 授权人总经理及指定人员不定期包括：项目审议会；专项工作汇报会；计划调度会；专题研讨会；突发事件紧急会议等管理人员专题会议会议召集部门专题项目负责人专题项目负责人及指定人员不定期各部门在工作中根据需要确定其 它 会 议员工大会、工作总结会、表彰会等行政人力资源部指定 主持人视会议需要决定参加 人员视工作需要决定召开工作总结、工作部署大会；工作动员会；表彰会；传统聚餐会等外部门人员参加的重要的公司会议行政人力资源部指定 主持人视会议需要决定参加 人员临时召开工作洽谈、业务联系备注：各项会议中的决定及工作安排由会议召集部门负责跟进落实、督办。 4.2 会前准备 4.2.1 确定会议议题及名称 会议议题应科学合理、有针对性，符合会议性质。超出会议职权范围的议题或无需交由会议讨论的议题都不能列入。 4.2.2 确定会议时间、地点及出席人员名单 4.2.2.1 确定与会人员 应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等。 4.2.3 确定会议议程及日程 4.2.3.1 会议议程 会议议程拟订后，应呈送相关领导审定，同时征求其他与会者的意见和建议，重新汇总拟订、分发。如分发后议程有所改动，应尽快将新议程及时补发到与会者手中。 4.2.3.2 会议日程 会议日程是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体安排。安排会议日程要明确具体，并准确无误。 4.2.4 准备会议文件 4.2.4.1应根据会议性质和内容及时制发会议文件,主要包括： a） 会议的程序性文件：议程文书、日程安排、程序讲话、选举程序、表决程序等； b） 会议主题文件：开幕词、发言稿、典型材料、工作报告、会议讨论稿、闭幕词等； c） 会议管理性文件：会议通知、开会须知、会议规则、会场示意图、作息时间表、会议证件、保密制度、生活管理制度等。 4.2.4.2月度/周工作行政例会、重要综合性会议由相关部门负责资料的收集与整理，行政人力资源部负责资料汇总、审核、分发。 4.2.4.3 公司各专业会议所需的相关材料，由会议牵头组织部门负责收集、整理、汇总、撰写。 4.2.4.4 为提高会议工作效率，在各类会议召开的规定时间之前，会议牵头组织部门应深入了解情况，搞好调研；通过提前召开碰头会议或联系会议等多种形式，及时掌握所属各专业部门的工作进展、主要问题、下-步工作等相关内容，提出指导性意见，帮助各专业部门找准问题症结、研究解决方案，进一步明确会议召开的中心议题、需重点研究解决的有关问题和下阶段的主要工作，实现提高会议效率的目的。 4.2.4 布置会场 4.2.4.1 排定座位: 应根据会议性质、与会人员身份和会场具体情况等按一定的顺序排定会议座位。