电子档案与传统档案管理的区别与共性.docVIP

PAGE  PAGE 4 电子档案与传统档案管理的区别与共性 　　【摘 要】档案管理工作依托信息技术的不断革新发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理与电子档案管理之间的差距在日益扩大。本文立足于档案管理的现实需求，深入探讨二者之间的区别与共性。在区别方面二者存在着归档方式、保管方式、查询方式等具体层面的不同，而在共性方面二者又存在着档案管理信息的完备性一致；档案管理的基本原理相通等一致性特征。通过对二者之间的区别和共性对比，对档案管理工作提出一些相应的改进措施，以期推动我国档案管理工作的进一步发展和提升。 　　【关键词】电子档案；传统档案；信息技术 　　随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理工作带来了便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。通过对电子档案和传统档案管理的区别和共性问题的研究，有利于档案管理人员更好的了解二者之间的相互关系，进一步提升信息时代下电子档案管理的能力和水平。 　　一、电子档案与传统档案管理的区别 　　（一）电子档案与传统档案的归档方式不同。相对于传统档案归档时的手工作业，电子档案在进行归档时主要依托信息技术，采用电子编码的形式分门别类的将档案信息进行归档。电子档案在编辑的过程中，可实现无痕编辑，保障了电子档案的条理性和完整性。同时，由于是无痕编辑，其中的很多重要信息即便是被修改或删除也难以被发现，进而使得电子档案的真实性难以保障。有鉴于此，档案管理人员在进行档案信息的编辑过程中，应特别注意数字签名和信息认证，切实做好相应的加密保护工作，防止电子档案信息被篡改或删除。 　　（二）电子档案和传统档案的保管方式不同。传统的纸质档案保管存在着很多的风险，如受潮、虫蛀、残缺等。而且，纸质档案的物理性存在使得其在保管的过程中要占用很大的空间，耗费大量的人力、财力，给档案管理工作造成了很大的不便。而电子档案的出现从根本上解决了这一问题，它以一种虚拟的存在形式进行保管，通过对信息的数字编制和存储，使得档案管理工作变得轻松、便捷，而且几乎受不到物理性损害，极大的降低了电子档案保管的风险。当然，任何事物都具有两面性，电子档案保管的这一优势在另一角度上看很可能演变成一项劣势。由于当前信息技术的快速发展，流媒体和存储介质日新月异，档案存储的载体会随着技术革新而出现老化，给电子档案的可读性产生了严重的影响。鉴于此，档案管理人员应在电子档案信息编制的同时，打印一份纸质档案一起保持，最大限度的降低电子档案文件信息资源损失的风险。同时，计算机信息技术部门应与文件信息生成部门加强沟通，统一文件信息格式，增强文件信息的可读性。 　　（三）电子档案与传统档案的查询方式不同。传统的档案信息查询时需要人工查找，该项工作费时费力查询难度较大。而且，由于是对原件信息内容的查询很可能影响相关的其他工作的开展。电子档案有效的解决了这一问题，由于事先对档案信息进行了编辑、注册、登记等工作，在对具体信息的查询过程中只需要录入时，生成一个固定的编码或解码便可使用，极大的节约了档案查询工作的人力和财力。而且，电子档案的查询在实现录用后与原载体不产生任何关系，不会造成原信息载体的物理损耗。电子档案的共享性强，不会因为一方对档案的查询、使用而影响其他方工作的开展。 　　二、电子档案与传统档案管理的共性 　　（一）档案管理信息的完备性一致。无论是电子档案管理还是传统档案管理，对档案管理信息的完备性要求都是一致的。传统档案信息在收集、整理、保管的过程中都需要信息的完备、真实。电子档案管理更是如此，电子档案信息并非自动生成的，它是以传统的纸质档案信息为基础的，只不过是将信息载体由纸质媒介转化为虚拟网络，其内容在转换的过程中并未发生变化。而且，电子档案信息的完备性和真实性即便是在生成之后，仍然需要原始的纸质档案进行相互印证。因此，档案管理人员在做好电子档案信息的管理的同时，还应注重传统档案管理工作开展。做好馆藏纸质档案的保存、管理工作，在电子档案信息缺乏法律凭证效力的情况下，应充分发挥传统纸质档案的基础和保障功能。 　　（二）档案管理的基本原理相通。电子档案管理是建立在传统档案管理基础之上的，二者在档案管理的基本原理方面是相通的。电子档案管理不过是利用计算机和互联网技术，将传统的纸质档案管理数字化、虚拟化，而其中所蕴含的管理理论仍未发生变化。如《中华人民共和国档案法》中所确立的“同一领导、分级管理原则”、“维护档案完整与安全原则”和“便于社会各方利用原则”不仅在传统的纸质档案管理中被严格遵循，即便是在电子档案管理工作中也是如此。电子档案管理与传统档案管理的精神内核并未发生变质，所改变的