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********有限公司修订状态：1/0文件编号：****-QP-20-2016程序文件 记录管理程序文件页码：第  PAGE 3 页 共  NUMPAGES 3 页颁布日期：2016年08月01日修订日期：/年/月/日实施日期：2016年08月01日 1 目的 确保本公司的质量和技术记录及档案内容真实、填写规范、保存完整、检索便利。 2 适用范围 适用于对本公司所有质量和技术活动记录及档案的控制。 3 职责 3.1 检测部负责对本部门所用技术记录的编制、审核、使用工作； 3.2 综合部负责对本公司通用记录格式的编制、审核工作； 3.2 综合部负责质量/原始记录格式归档、各类活动形成的记录建档、编目、归档、保管、调用和处理。 4 程序 4.1 记录填写规范 4.1.1填写要求 (1) 所有记录必须按照本公司管理体系文件中受控的记录格式填写。 (2) 所有记录应采用钢笔或碳素笔填写，应做到内容完整、文字简洁、字迹清晰。 (3) 记录是公司质量和技术活动的真实记载。记录应包含足够的信息，以便在可能情况下找出影响检测结果不确定度的各不确定度分量。 (4) 原始记录应完整地记录标准方法、规范中规定的信息，包括检测条件、检测过程、计算公式、数据处理、检测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保检测过程的可复现性。记录中还应包括抽样人员、检测人员和校对人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“／”标记或“以下空白”标记。 (5) 所有记录应有该记录的填写人员的签字及相关的审核或批准人员签字。 (6) 对于检测过程中的有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。 4.1.2涂改要求 原始检测记录由于笔误，需要涂改的，不允许以修正液和涂抹方式修改，正确的涂改方法，应该在错误处划二道平行线，在其旁边补上正确的文字或数字，并加盖更改印章或签名。 4.1.3数值修约 （1）检测结果应采用国家法定计量单位。 （2）采用原始数据进行数据处理，应遵循测量误差和数据处理计算规则。 （3）在标准没有详细规定数值修约方式时，采取四舍六入五单双，奇进偶不进的数值修约规则。 （4）检测数据的有效数字应在检测方法和检测仪器的灵敏度内。除末位外，其它数字均应为准确测出，末位是可疑数字。 4.2 检测原始记录的校对和整理 4.2.1 检测人员填写原始记录后，应由有上岗资格的人员对原始记录中的计算、数字修约和判定进行校对，并在原始记录上签名。 4.2.2 检测和校对工作结束后，检测人员负责对所有原始记录进行整理、装订并交结果报告编制人作为出具结果报告的唯一依据。 4.3 记录的标识和编目 4.3.1文件管理员按照记录的分类，分别建立各项记录档案。每一归档案卷都有一个案卷号，一般按年份顺序编号。 4.3.2记录档案按记录的分类进行编目和标识，文件管理员建立并维持《案卷目录》，以方便对记录进行检索和管理。 4.4 记录的归档 4.4.1各项质量和技术活动记录（或报告），应及时交文件管理员归档，建立可以查询的索引目录。 4.4.2质量和技术活动记录或报告归档时，由文件管理员对记录进行分类和编号，每一案卷内应详细登记。 4.4.3对于一些持续进行的质量和技术活动（如检测记录等），可定期交由文件管理员归档。 4.5 记录的保管 4.5.1所有的记录档案由文件管理员存放于适宜的环境，并采取防火、防盗、防蛀、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。 4.5.2以电子形式存储的记录，按照《数据完整性和安全性程序》要求进行存储。 4.6记录的借阅和复制 4.6.1 在保护客户机密的前提下，记录档案可对外查阅和检索，但需经最高管理者批准，并在文件管理员的监督下进行。在遵守《保护客户机密信息和所有权程序》的要求的前提下，记录在下列情况下可以对外提供： a.向有关评审部门及人员提供证实材料； b.向客户提供涉及本身及公司信息的查询，以提高对公司检测工作质量和质量活动的充分满意和信任。 4.6.2 记录的查询和调用，应先经最高管理者批准再由文件管理员填写《档案资料借阅复印登记表》后进行查阅和调用。 4.6.3本公司员工因工作需要借阅记录须经文件管理员同意，复制记录须经质量负责人批准。 4.6.4 借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还文件管理员，并办理注销手续。 4.7 记录的保存期限及处理 4.7.1原始检测记录及结果报告，保存期一般为6年。 4.7.2技术记录的保存期限应与原始检测记录同步，其余记录为长期保存。 4.7.3超过保存期限的记录，经最高管理者批准，由文件管理员及时销毁，并填写《文件档案销毁申请单》。 5 引用文件 ****-QP-02-2016