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外区销售秘书的商务工作职责和工作要求
姓名 XXX
部门 外区销售部
职位 销售秘书
所在地区 外区
销售秘书的商务工作的管理原则
销售秘书的以下商务工作应由本区销售部直接管理;并接受合同部以及商务专员的垂直监督管理和业务培训,同时对以下商务工作进行绩效评估。
销售秘书的商务工作职责
1、客户信息管理;
2、协助销售订单的录入,包括安装介质包的录入,将MLA扫描件挂接到销售订单的附件;
3、根据销售代表的安装要求,安排合同装机,制定合同装机任务递交技术部;
4、对于DEMO LICENSE申请反馈的商务协调,包括但不限于督促销售员提供MLA扫描件,检查试用申请协议是否签回等。
5、协助销售员处理商务联络事宜,如协助销售向开发商索要开票资料或开票内容确认,等等;
6、协助出具投标授权文件;
7、对试用软件光盘的管理,包括根据审批的申请反馈提供给销售员,定期报告合同部库存管理员库存统计表并申领试用光盘。
工作要求
1、客户信息管理
—协助销售代表处理客户信息管理,客户信息的操作流程如下:
CRM上的客户信息是由销售员生成并更新的。如果是新用户,销售员应首先录入客户信息;如果是老用户,销售员应负责用户信息的更新和维护。
备注:如果需要用户合并,销售务必将更新的信息通知合同部,由合同部商务专员负责执行,以避免用户数据档案的丢失。
核查客户信息,确认是否是现有用户,若是新客户,应做用户类型更换,将“潜在用户”转换为“正式用户”,同时检查其他项目是否按要求录入,确保客户信息准确、有效,包括主联系人的Email地址是否记录到客户信息栏中“电子邮件”中。
2、合同现场安装服务
—根据销售代表的安装要求,安排合同装机,制定合同装机任务递交技术部。
执行合同现场安装服务的工作流程:
销售员 → 销售秘书 → 售后技术经理,负责安排具体安装任务。
收到销售员的服务请求时,首先须核实合同是否有该项服务,并同步报告合同部商务专员进行确认。如果发现合同中没有该项服务,有权向销售提出异议的反馈,并暂不执行该服务请求,直至澄清。
通过OA的安装服务流程单向技术部经理发起合同现场安装服务请求(服务请求需提供详细的信息,包括联系人,用户要求的时间等)。 同时必须联系商务专员,准备验收文件和LICENSE文件,并交给现场安装工程师。
销售秘书在CRM销售订单中发起安装服务的计划,商务专员在销售秘书确认验收完成并签署验收文件后,将该计划转换成执行记录。
验收文件应包括货物出库单(外贸合同的验收有可能需要提供装箱单),软件安装验收报告。有特殊要求的,依据合同规定执行。
现场验货程序
现场安装工程师与用户共同开箱验货,首先工程师应该检查外包装盒的包装状况,如包装是否完整,封条是否开启;开箱后,根据出库单清点产品内容和数量;若确认无误,双方在出库单上签字确认,若发现短缺,工程师应该尽快联系合同部,同时在出库单上备注实际收货状况,双方签字确认。合同部应该迅速反馈并采取合理的补救措施。
3、DEMO LICENSE的申请反馈
—DEMO LICENSE是根据业务需要,提供给用户或开发商用于软件测试、试用,技术演示等用途,临时使用,期限不超过3个月。
—DEMO LICENSE的申请审批程序
销售员通过CRM以反馈的形式(必须链接相关客户)向地区总经理递交申请,同时合同部的商务专员。经审批后,由商务专员负责签发DEMO LICENSE。商
务专员依据公司对DEMO LICENSE的规定,有权对用户的DEMO LICENSE使用状况进行管理,并通报地区总经理。
特殊情况下,使用时间超过6个月的,需上报本地地区总经理和公司销售总监公司总经理进行审批。
4、协助出具投标授权文件
销售秘书的具体工作:
1)公司会发放50张加盖公章的抬头纸用于发放授权书和售后服务承诺函。
2)当盖有公章的信函纸使用完毕,由销售秘书负责向合同部(戴晶晶)提出增加申请。
3)请每月31日将统计表发戴晶晶和商务专员。(统计表模板见附件)。注意将文件名恰当更改。
4)销售或销售秘书在CRM中建立的授权反馈添加商务专员和戴晶晶。
5)尽量减少已加盖公章抬头纸的耗损,请各位销售秘书遵守岗位职责,请勿将此另作他用。
根据各地发放授权书的情况不同,商务专员会定期提供已打印盖章的OGC、Esri给易智瑞的授权、制造厂商资格声明等公司资质。请销售秘书根据实际授权要求提供。其他不在此范围内的,商务专员将Case by case的提供。
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