档案讲义807.doc

PAGE  PAGE 11 档案室讲义 一、登记档案的定义和分类： （一）定义的表述 （二）档案的分类 二、登记档案、登记簿、登记材料的概念及三者的关系 三、登记档案的作用：（五个方面） 四、登记档案的管理 A、登记材料的生成 （一）、房屋登记形成的登记材料包括哪些 （二）、登记材料内容要完整、准确，形式要标准、规范 B、登记材料的立卷归档原则及规范 （一）、登记材料的立卷归档原则 （二 ）登记材料的立卷归档规范 五、登记档案的利用 （一）登记档案利用的法律依据 （二）登记材料利用的形式 （三）登记材料利用的范围要求 一、登记档案的定义和分类： （一）、定义的表述；根据《中华人民共和国档案法》第二条的定义：本法所称的档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 房地产档案是档案中的一类。是指房地产管理机构在管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。房地产档案包括房地产物权管理、房地产开发建设、市场秩序和与房地产相关的民生保障等。 房地产登记档案（以下简称登记档案）是房地产档案中的一种。是指登记机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。它反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。 登记档案的定义有广义和狭义之分。 广义的登记档案，指登记资料归档后成为登记档案。登记资料由房屋登记簿（以下简称登记簿）和房屋登记材料（以下简称登记材料）两部分内容组成。 狭义的登记档案，指原始登记材料，也就是传统意义上的以卷宗为外在表现形式的登记档案，包括了登记过程中产生的申请、审核、发证等原始资料。 定义的基本含义： 1、登记档案的来源。它是形成者在房地产物权登记工作中直接形成的。它的形成者是房屋登记机构，登记人员是登记档案形成???第一责任人，同时又是登记档案的第一利用人。 2、登记档案的形成条件。登记档案是由登记簿和登记材料组成的，需具备三个条件：一是办理完毕；二是对物权管理有查考价值；三是按照一定规律集中保存。 3、登记档案的形式。登记档案以制成材料为载体，其形式多种多样。一方面指档案信息的载体形式，另一方面指信息内容的记录方式，登记档案的形式还有文件、簿册、图纸等。 4、登记档案的本质。登记档案是形成者在房地产物权登记工作中直接形成的原始记录，它不但具有记录历史、见证历史的档案共性，更具有产籍管理的特殊属性，本质上是一种物权状态管理工具。 （二）、档案的分类 根据不同的分类标准，我们可以把档案分为很多种类： 1、 按照档案的来源标准划分：国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案 2、 按照内容划分：文书档案、科学技术档案、专业档案 3、按照档案的载体形式划分：甲骨档案、金石档案、纸质档案、胶片、光盘等 4、按照档案的时间标准划分：古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案称历史档案 5、 按照档案所有权划分：公共档案和私人档案 二、登记档案，登记簿，登记材料的概念及三者的关系 1、登记档案：是房屋登记机构在房地产物权登记中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。 2、登记簿：房屋权利归属和内容的根据，是房屋登记机构制作的记载房屋状况的专用档册。 3、登记材料：申请登记的原始资料和登记机构内部审核文件的统称，是房屋登记机构在物权登记过程中形成的申请、审核、发证等原始资料。 4、三者间的关系： 登记档案由登记簿和登记材料构成。登记簿和登记材料是登记档案不可或缺两个组成部分。 登记簿是登记材料的集中表现。两者的形成主体相同，两者都具有凭证作用。登记簿记载着房屋的权利状态，是物权归属和内容的根据，对于房屋权利状态具有最高的证据效力；登记材料完整地反映了房地产权利登记的所有情况，是物权状态全程管理的历史记录。 登记簿与登记材料的区别：1、登记材料涵盖的内容远大于登记簿。登记簿是由登记机关制作的记载房屋状态的法定簿册。是对房地产权利状况详细而又具体的记载，是一种结论性的权利证明文件；登记材料包含了房地产物权登记中形成的各种文件材料， 2、登记簿公开程度大于登记材料，登记簿允许权利人和利害关系人公开查阅，而登记材料中有部分涉及当事人个人隐私的内容，不宜向公众公开。因此，登记簿应当允许公开查阅，对登记材料的查阅则应限制在较小范围。这样既能发挥登记簿的公示作用，又能保护当事人的个人信息不被泄露。 三、登记档案的作用 登记档案是在房地产物权登记过程中形成的，是房地产物权登记的成果记载和原始凭证，是房地产物权状态管理的有效工具，是房地产动态管理的基础