现代小企业文档管理.pptVIP

现代企业文件档案管理的体系与方法;目录;新时期企业文档意识的构建;二、企业文档意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。 3、确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意识法治化的主要目的。 4、确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件;三、企业文档意识的资源配置化趋势 1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。 ;企业文档工作体系;一、宏观体制两种不同的管理目标——国家馆藏与企业资源;2.市场经济条件下;二、管理体制 1、集中式;2.分散式;3、集中与分散结合式;企业文档管理实务; 企业文档分类方案(示意图) 一类 二类 三类 四类 其他类;常用的分类方法: 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 外形分类 ;二、在分类的基础上进行数据清理;清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。 清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。 清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。 ;;三、数据清理的方法;四、数据互动规律;工作联络单;Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd.;数据清理工具的设计与使用;公司外部;总经办文件清理表;档案数字化加工的技术流程;五、、企业文件的形成、积累与归档 企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件. 文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度: ; ;; 2、企业文件积累制度 (针对自身所产生的文件) ;3、文件归档制度;六、企业文档的价值认定;封面;常用立卷的方法: 1. 机构法, 即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位. 2. 时间法, 即将每一年的文件立一个案卷. 1和2经常结合使用,形成机构—年度立卷法. 适用于文书档案或管理性文件的立卷. 3. 问题法, 即将有关一个问题的文件立一个案卷. 适用于部门内文件形成量较大的单位. 4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷. 5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷. 6. 项目法, 即将同属于一个项目的文件立一个案卷. 适用于小型科技项目. 7. 文种法, 即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷. 8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。 ;八、 企业文档的排放与库位管理 收集入库的企业文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种: 1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡) 2.分类排放.即严格按照企业文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架. 3.分类流水排放.结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放.;九、企业文档的利用 企业文档的利用是企业文档管理的最终目的.主要内容是: 1.编制出必要的检索工具,确保文档