邮件管理办法.docVIP

电子邮件管理办法 总则 第1条 为了规范员工电子邮件发送和使用，特制订本办法。 第2条 本办法适用于员工所有对内对外的公务电子邮件的收发。 使用要求 第3条 使用者必须遵循所在国家和当地与网络相关的法律法规、行政规章；不得制作、辅助、发布、传播任何法律所禁止的有害资讯和广告；不得发布垃圾邮件，不得散发包含政治、宗教、色情或违反国家法律规定的有害资讯的电子邮件。 第4条 违反以上规定，给公司或员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。 第5条 使用者应当尊重收件人的文化习惯，不得在邮件中论及性别、种族、地区、宗教、户籍、民族等带有争议性或歧视性的词句，不得私自以公司或个人名义通过企业邮箱向包括但不限于广播、电视、报纸、网站、移动资讯平台等媒体投稿或发布公开信息。 第6条 使用者应该详细了解公司关于文件保密方面???相关规定，电子邮件视为信息化文件，需要接受公司管制。公司保密信息包含但不限于：员工信息、薪酬福利、核心技术文件、签订的合同、业务机密文件、财务文件、法务文件、未公开披露的信息以及岗位工作要求必须保密的相关信息，公司保密信息未经批准不得外传。 第7条 未经许可擅自篡改、毁损、删除、窃取或盗用本公司邮件服务器资料、邮件信息、存档和软件，或更改服务器设置，及篡改、毁损、盗用、窃取或盗用其他员工邮箱，都属违反公司规定的行为，如情节严重造成公司损失，公司将依法求偿，并追究其法律责任。 第8条 虽未使用公司企业邮箱，但通过本公司的办公电脑或办公网络所发送的电子邮件，比照上述第3条至第7条进行管理。 邮箱的启用 第9条 员工入职后，由行政人事部门根据员工岗位需求分配企业邮箱用户名和密码。因工作需要可以以公司、部门名义申请邮箱，并由专人管理。员工因岗位变动后需要使用企业邮箱，应提出书面申请，经批准后分配。各公司、各部门对外使用的邮箱因岗位变动需要变更邮箱使用者的，需要对邮箱重要内容进行交接，并由行政人事部门收回邮箱后重新分配。 第10条 员工应妥善保管好邮箱地址和密码，且仅限本人使用，禁止以任何形式转让他人使用。第一次登陆邮箱应修改初始密码，防止被盗用，密码遗忘由其本人向行政人事部提出申请进行重置密码操作，部门邮箱密码重置由该部门提出申请。 第11条 邮箱登陆地址为：**************（待定），员工应每日至少查看一次电子邮箱，以保证及时接受邮件。使用者应定期清理自己的邮箱，重要资料妥善保存，公司会定期对邮箱进行清理。 第12条 员工对外发送邮件，原则上应统一使用企业邮箱，以提升企业形象。 第13条 企业邮箱代表的公司形象，是与外界进行沟通的重要通道，员工在使用企业邮箱过程中，对外有任何损失企业形象与权益的，公司将依照内部管理办法对其考核，并作出合理处置，情节严重的，公司保留进一步维权的权利。 邮件的内容 第14条 邮件主题是收件人了解邮件内容的第一扇窗，邮件主题应简明扼要，能反应章的内容和重要性，可适当用大写字母或特殊符号（“#”、“*”等）突出主题，但不要随便采用“急”“紧急”字眼。忌“王先生收”。 第15条 一封邮件应尽量只叙述一件事、描述一个问题，并完整的交待清楚所有信息，若情况比较复杂，应条理清晰，分清段落。情况紧急的应采用即时通讯工具进行交流。 第15条 关于称呼与问候。应恰当的称呼收件者，有职务的，应按职务称呼对方“陈经理”、“张总经理”等；无职务的可以称呼“王先生”、“赵女士”；不熟悉的人不宜直接称呼其英文名。 第16条 邮件正文应简明扼要，若具体内容较多，应另在附件中详细描述；对外发送电子邮件有可能被收件人转发，应根据收件人的职位、熟络程度等使用合适的语气。在商务邮件中，不要习惯性采用表情贴图，一方面显得轻佻，另一方面也可能因编码混乱而导致阅读困难。 第17条 如果邮件带有附件，应在正文中说明附件内容或有“详见附件”等字样；附件名称应通俗易懂；附件内容较多时（超过4个）应打包成一个压缩文件；附件格式比较特殊的，应在正文中说明打开方式，以免影响使用；若附件过大，应分割成小文件分开发送。 第18条 为避免被邮件服务器甄别为垃圾邮件，需要注意以下事项：外发邮件必须填写主题，不得以空白主题发送邮件；邮件附件请采用压缩包或文本格式；邮件正文中不要出现网站链接；对一些论坛或网站等私人原因需要填写注册邮箱的，请填写个人私人邮箱，禁止使用企业邮箱。 第19条 关于邮件语言和字体选择，尊重对方的习惯，给收件方发送看得懂的邮件，涉及外籍人士或外企，可先与对方确定交流的语言；中文商务习惯采用宋体或标楷体，英文采用Verdana或Arial字型，公务邮件尽量不要采用背景信纸。 第20条 邮件结束时，应有自己的签名，对熟悉的客户、同事可采用比较简单的形式；对陌生客户，应该比较正式，签名档可以引用得体的励志短句或