数字时代对秘书人员档案管理能力的新要求及培养.docVIP

PAGE  PAGE 9 数字时代对秘书人员档案管理能力的新要求及培养 　　【摘要】数字时代催生了许多新的工作方式，数字档案管理就是其中之一。它在对秘书专业的专业课《档案管理》产生影响的同时，也对秘书人才的专业能力要求产生了影响，还对秘书的岗位产生了影响，为了适应社会的这一变化，秘书专业的人才培养方案应该有所变化。 　　【关键词】数字时代；档案管理；切分；著录；人才培养方案 　　随着数字时代的到来，信息的管理发生了天翻地覆的变化。数字化在降低人们对文字阅读的兴趣的同时，却提高了人们对视频观看的兴趣。这就使得档案管理的对象、档案管理的方法产生了巨大变化，进而，也对秘书的档案管理能力提出了新的要求。这对秘书学专业来说，既是挑战，也是机会。说它是挑战，是因为掌握数字档案管理的能力要远比掌握纸质档案管理的能力难得多；说它是机会，是因为秘书学专业终于有了一个过硬的专业技能了。这个能力不仅体现在技术上，而且体现在素质上，特别是体现在创新能力上。 　　一、秘书人员档案管理工作的转变 　　伴随着档案管理对象由纸质档案为主向数字档案为主的转变，管理的条件、方法和所需要的能力也发生了巨大的转变。 　　所谓数字档案，是指以视频或音频形式存储的信息，电视台等媒体又称其为媒体资产。纸质及实物档案管理主要需要的是空间和架子，而数字档案管理的基本条件是网络计算机系统，这一转变对管理方法的影响主要表现在以下两个方面： 　　（一）由表层管理向深层管理转变。调用一份纸质档案时，一般不会只调用其中的某一页，往往是调用一套档案，再从中找到有用的那部分信息。如用户想查某个通知中的某一项要求，就必须调用整个通知。而调用数字档案（视音频信息）时，既可以调用长达几十个小时的完整信息，也可以调用其中几秒钟的信息。如用户想使用某个足球运动员在某场比赛的某一次助攻视频时，他不必从一个半小时的整场比赛的录像中找，只需要输入几个关键词，就能迅速找到所需要的视频。 　　这种不同是因为对不同介质档案的管理不同造成的，而对不同介质档案管理的不同则是与浏览不同介质的特点有关。浏览纸质档案要比浏览视音频档案容易。也就是说，同样是陌生的、内容容量差不多的档案，浏览并确定所需要信息，纸质档案需要的时间要比数字档案所需要的时间少。所以，为了方便数字档案的使用者，使其能够迅速找到并调用所需的信息，就要对数字档案进行化整为零的管理，即对完整的视音频进行层层切分，使之变成一个个小片断，再对每个小片断进行文字说明，即著录。 　　管理档案，一个重要的工作是编目。对纸质档案的编目，只需要对完整一套档案的各方面信息进行著录，如时间、作者、主要内容、关键词、语言种类等；但对数字档案的编目，不仅需要对完整档案信息进行著录，还要对档案进行层层切分，然后分别著录。这就是说数字档案的编目包括两个方面：切分与著录。 　　一般情况下，数字档案的切分分为五层：节目、片段、场景、镜头和关键帧；著录主要有四大项：题名项、主题项、描述项、建设者项。 　　如对一个专题片（即一个节目，如某次会议）的管理是：先进行片段层的切分与著录，即将完整的专题片切分成若干个内容相对完整的片段，同时为每一个重要片段（编目者认为重要的）抽取一幅关键帧，并著录该片段的主要信息：题名项、主题项、描述项、建设者项等。 　　片段层编目完成后，要进行的是下一层――场景层的切分与著录，即将每个重要片段切分成若干个场景，然后对其中重要场景的各方面信息进行著录，并抽取至少一幅关键帧。 　　然后是再下一层――镜头层的切分与著录，即将每一个重要场景再切分成若干镜头，并对重要镜头的各方面信息进行著录，同时抽取至少一幅关键帧。 　　这么编目的目的是便于利用者提取任意一个想用的部分，不必花大量时间浏览整个视频资料。但从上述数字档案的管理过程可以看出，它对数字档案不仅有表层的管理：节目层的著录，更有深层的管理：层层切分并逐层著录。 　　（二）由被动管理向能动利用转变。主要内容有： 　　1.档案管理技术改变引起工作重点改变。档案管理工作主要包括八方面的工作：档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案编研与档案利用。过去，对秘书的档案管理工作要求重点是做好前六项，即来什么档案管理什么档案就基本可以了。现在，由于数字档案管理技术的先进性，对秘书的档案管理工作的重点转为：档案检索（包括编目工作）、档案编研与档案利用。因为在数字档案管理系统内，档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计都可以由专门设备和管理软件完成，留给人的工作就比较简单了。如需要对档案进行统计时，只要向系统内输入要求，几乎是瞬间就能得到统计结果。因此，上述工作在档案管理工作中的重要性有所下降。相应的计算机不能完成的工作，人能发挥主观能动性的工作，如档