浅谈行政秘书职能中的“听”.docVIP

PAGE  PAGE 5 浅谈行政秘书职能中的“听” 　　摘要：随着我国社会经济的不断发展，秘书部门逐渐成为我国企事业单位内部进行良好沟通的重要枢纽。秘书的工作要求秘书必须要能写、能干，还要学会倾听。学会倾听已成为衡量一个秘书是否合格的重要标准。本文将对秘书应掌握的倾听职能进行一个简单的分析，秘书应如何进行倾听、倾听的意义，以及秘书在倾听时应遵循的基本原则，如诚恳原则、有效倾听原则、积极主动原则、适度原则。秘书只有在工作中与人交往时把握好这些倾听原则才能让顺利达成交往的目的，从而塑造一个学会倾听、善于表达、具有优秀职业素质的当代秘书形象。 　　关键词：秘书 倾听艺术 职能 　　秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个优秀的秘书工作者必定是具有很高的职业道德修养和人际交往能力，能写、能干、善于沟通交流，最重要的还是要学会倾听。秘书在工作的时候需要与人交往，要想更好地促进交往目的的达成，秘书必须掌握好倾听的技巧，掌握好倾听的原则。秘书要当好领导的参谋，必须要学会倾听领导的讲话，领会到领导要表达的意思，这样也才能更好地开展工作。如果在领导讲话时不认真听，误会或歪解了领导的意思，那么就会影响到工作的顺利开展，甚至还会造成严重的后果。因此，作为一名合格的秘书工作人员，必须要掌握好倾听这门艺术，提高自己的职业技能，这样才能更好地为领导服务。 　　一、“倾听”对于秘书工作的重要性 　　1.维护领导形象。作为领导近身综合性的参谋助手，领导工作的助理，秘书认真地倾听领导讲话，可以显得出对领导的尊敬，维护领导的权威形象。秘书在工作中认真地倾听领导的讲话，可以帮助秘书更好地领悟领导说话的意思，做到言达意会，甚至是言不达而已经意会。秘书认真的倾听领导谈话，还可以给予领导很多及时性的提醒，帮助领导在与人交往时树立更好的形象。领导作为企事业单位这艘大船的总舵手，在工作中难免会有出现误差的时候，这个时候秘书如能认真地倾听领导说话，给予领导及时性的提醒和帮助，那么就可以维护领导的权威形象。 　　2.提高工作效能。秘书在工作的过程中，学会倾听可以提高工作效率，促进工作顺利的开展。秘书在工作中认真倾听领导的工作安排，可以快速地领会到领导的意思，从而认真地执行。特别是在处理重大事件和难题上，秘书认真倾听领导的安排指示，关系到工作的顺利的开展和问题的有效解决。因此，秘书应熟练掌握倾听技巧，在工作中认真倾听的说话，有利于用最少的时间实现最大的工作效能。 　　3.保障公司利益。从某种意义上来说，在单位利益面前，秘书的倾听技能显得非常的重要。面对客户和竞争对手，一名秘书工作人员要充分地展现其倾听技能，才能够在对外的交流和谈判中占据有利的地位，为公司争取更多的利益。面对公司的领导和同事，秘书也要充分运用倾听技能，才能和领导同事进行有效的沟通，充分调动整个公司的主动性和积极性，达到目标优化的最大性，同时也可以保障公司的整体利益。秘书的工作性质和工作职能对秘书的倾听技能提出了很高的要求。倾听的能力是一种技巧，更是一种学问，要想在工作中赢得领导的信赖，把工作做得出色，学会倾听是迈向成功的关键。作为一名有价值的秘书工作人员，多倾听比多说话更有用，有效的倾听，才会挖掘到领导话里的意思，比如有写话不宜说得太直白，那么这个时候就要考验秘书的“听力”如何了，是否能够完全准确地领悟到领导的意思，然后去执行，这关系到秘书工作的成败。 　　4.有利于交际目的的实现。秘书的工作性质决定了秘书在工作的过程中必须要与人交流沟通，在与人交往的时候，秘书如能认真的倾听对方的说话，表示对对方的尊重和肯定，可以获得对方的好感，拉近彼此之间的情感距离，也有利于更好地领会对方的想要表达的意思，从而使交流的气氛更加融洽，从而为交际目的的实现提供了更大的可能。 　　秘书要想提高自己的倾听能力，更好地为领导的工作提供服务，那么就要掌握倾听技巧，要学会倾听就要在工作中遵循以下倾听原则。 诚恳原则。在工作的过程中，秘书倾听领导、同事、客户们的讲话时态度一定要诚恳认真，切不可表现得心不在焉，态度散漫。不管对方说话时多么的滔滔不绝、还是词不达意，我们都要表现出认真倾听的诚恳态度，这样才能给人一个具有专业素养的现代秘书形象，这样才能赢得对方的尊重，建立起良好的人际关系。 　　2.有效倾听原则。有效倾听就是指在倾听之后能够准确领会到对方表达的意思，并且付之行动。作为秘书，上对领导，下对同事，在沟通方面一定要掌握好倾听的技巧。对于领导吩咐的工作安排，要进行有效的倾听，如果出现了领导意图转达得不明确，给领导的工作带来麻烦和困扰，这样就没有做到有效的倾听。这样的秘书，不仅不能很好地为领导服务，还有可能会成为领导的累赘，这是不合格的。 　　3.积极主动原则。秘书在日常工作中应积极主动地去倾听领