计算机信息处理技术在办公自动化中的应用.docVIP

PAGE  PAGE 4 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用 　　随着计算机信息化技术的发展，传统的信息处理手段已经不能适应信息传递的需求，办公自动化系统是在信息处理技术上的改进，不仅改善了传统的办公信息处理模式，也提高了办公效率，已经逐步成为企事业单位的一种办公手段。 　　一、办公自动化中计算机技术应用 　　（一）强化办公自动化管理体制 　　现代企事业单位对办公自动化计算机软件技术的资金投入较少，这是因为办公自动化计算机技术不能产生直接的经济效益。从多数单位对计算机硬件和软件的资金投入上可以看出，计算机操作者所掌握的计算机技术并不纯熟，只能应付一般的信息处理工作，无法就难点问题进行处理，从而降低了工作效率。单位内部计算机操作人员计算机技术运用能力上的欠缺，一定程度上反映出了对计算机技术重视程度不足。从计算机软件在办公自动化的应用中可以看出，所产生的隐性效益是十分可观的，为此，企事业单位管理者要充分地认清计算机技术在发展中所起到的隐性作用，同时在计算机软件的选择上，要从实际需求出发，选择一款合适的应用软件才对推动办公自动化进程具有重要的作用。 　　（二）为办公自动化提供专业服务 　　目前，各单位计算机专业技术人才的专业素养从实际工作效果上看，还有待提高。因单位类型不同，对计算机技术的应用要求也会不尽相同，所以，从业人员的专业素养从基础上就存在着差异，这种差异是不可调和的，只能靠后天的努力去弥补。就目前各单位计算机专业人才所具备的素养来看，普遍存在着应用理论和方法掌握不足的现象，这必然会对办公自动化的推进形成极大的阻碍。作为办公室计算机技术人员，为了确保计算机运行安全，可通过安装杀毒软件、设置防火墙、修补漏洞等手段确保计算机运行处于良好的状态。从专业层面上看，各单位计算机专业人员还要与时俱进，不断更新专业知识，从而维护办公自动化成果，并借助原有条件创造出对企事业单位发展更为有利的办公自动化环境。 　　（三）文档自动化管理 　　办公活动的一项重要内容是对各类信息进行收发和整理，在计算机的辅助下，这项办公活动变得更为简便和快速。就单位办公档案管理而言，运用计算机技术，可以实现网络浏览文件的可能。档案管理人员根据自身实际工作需求设置工作流程，对于档案的使用情况以及在使用后出现的变动进行及时地保存，可为以后使用提供便捷服务。档案管理人员在收到档案以后，要在电脑里做好档案信息登记，并将其发送给承办人，最后保存归档文档。归档后的文件可以根据保密级别，由管理人员设置查询权限，查询文档工作可不定期执行，以确保文档信息没有被盗用。在整个文档管理过程中，因计算机的参与，使文档的收发和整理实现了自动化，这也预示着计算机技术会电子文档取代纸质文档，进而实现企事业单位文档自动化管理。 　　（四）工作流程自动化 　　现今，很多单位对计算机构建的网络系统并不陌生，并且在实际工作中大力推崇，这是现代企事业单位自身发展的需要，同时也是社会对企事业单位发展提出的新要求。单位内部构建的信息交流平台已经成为了内部信息流通的重要渠道。单位内部的信息平台，可以让员工及时地了解单位动态，同时还能开展培训工作，为实现内部资源共享，以及建立良好的企事业单位形象提供条件。计算机技术在办公自动化中得以良好的应用，不仅可以对整个办公流程进行实时监控，同时还能及时地协调各部门资源，从而使整体的运转处于稳定、健康的环境。 　　二、未来办公自动化的发展趋势 　　计算机技术随着用户需求的不断增多，将面临着新的挑战，而应对挑战的方法就是变革。从实际发展上看，计算机技术的革新将向着智能化、系统化、微型化和高速化的方向发展，其发展速度将影响办公自动化的进程。就目前计算机技术而言，网络技术发展快速，由此可推断出办公自动化将具备网络计算机技术的发展特点。随着计算机技术提供的服务功能的增多，人际互动会话将成为一种新的办公自动化形式，具体体现为以下几个特点： 　　（一）视频技术的应用 　　随着互联网技术的普及和研发，计算机视频技术会在办公自动化中得到广泛的应用，在今后的办公模式发展中必将引领自动化的办公潮流。通过视频会议的开展，可以实现远距离随时随地交流商讨，也可以满足上级部门与本单位工作上的问题交流互动，办公自动化视频技术应用也可以降低本单位的交通等用费，把节约的时间用在工作中，也提高了工作人员的办公效率。随着计算机技术的革新，未???办公自动化视频会议的举办将会成为一种常态的会议模式。 　　（二）无线办公环境 　　网络的全面覆盖使得网络的利用效率得到了明显的提升，而网络办公也将成为一种新形式的办公方式。职工可以随时随地通过计算机进行网络办公，不受办公环境的束缚。为了保证办公信息的安全，企事业单位可以根据使用权限设置应用等级，这种借助现代网络开展的办公