2011年秋季研究生报到工作方案.docVIP

2011年秋季研究生报到工作方案 一、关于2011年迎新方案的改革 实施《迎新系统》目的：方便新生、信息充分实时、减少报到点排队现象 1、为新生提供尽可能多的信息，通过迎新系统，所有新生应知的都可以查询到：公告通知、个人基本信息、缴费状态，具体办事流程及相关规定要求，学校迎新安排。 2、新生尽量在网上完成报到事务，以便减少报到点现场排队，如银行卡已经缴费扣款成功的新生可以直接入住或报到，不必到缴费点去。 3、利于学院及部门与新生的沟通，利用手机、Email等（群发），各院系可以发布专门的通知；利用答疑信箱，可以为新生解惑。 4、利于院系管理人员及时了解新生动态，①查看新生信息（信息维护、选宿舍、缴费）；②新生提交的到校安排；③刷校园卡即返回“到校”标记； = 4 \* GB3 ④数据统计（到校、报到数据，分校区、分学院） 院系增加的工作：收集户口迁移证明、银行卡授权书、计生表等。 二、前期准备 1、6月初招生信息确定后，编制新生学号，将打印在录取通知书上（新生可以凭学号登陆研究生院管理信息系统）。 2、新生信息： （1）6月1日研招办提供硕士新生信息包括照片，由管理处转交给校园卡中心制卡、新生信息给银行制卡、新生信息给宿管中心排宿舍，6月9日制作完成硕士生的卡交给研招办； （2）6月24日研招办提供博士新生信息包括照片，6月29日制作完成博士生的卡交给研招办。新卡按照院系、学号排序。 3、研招办6月10日发硕士生《录取通知书》，6月30日发博士生《录取通知书》，与《录取通知书》同时交寄的材料：校园卡、银行卡、《入学须知》（告知新生应在规定时间内登陆研究生管理信息系统，进行相关操作，需缴的学生尽量通过银行卡（优先）或网银提前缴费存款。学生已存入银行卡的款项视为同意自动扣款） 4、在《研究生迎新系统》发布“新生通知”。（由各部门提供） 5、6月上旬各院系选定迎新联络工作自愿者（联络员），其职责是辅导对应联络范围的新生完成有关报到事项、收集有关材料等。院系招聘后将联络员录入《研究生迎新系统》。 6月中旬由研究生院统一组织培训迎新联络员，各院系至少指定一名负责人同时参与培训。学校各有关部门指定一位负责人参与培训，负责解答新生的问题及协调迎新有关事项。 各部门需提供培训资料，如详细办事流程、要求、联系人及电话等。培训资料电子版在6月中旬前提交给研究生管理处，汇编成册给联络员使用。 参与培训的部门有：研究生院有关处、计财处、保卫处、校园卡中心、宿管中心、医保办、计生办、农行浙大支行。 6、6月底新生信息全部进入研究生管理系统，管理处进行硕博连读生终止硕士生阶段的处理，并准备其它新生材料，如研究生证、校徽、编印新生名册、新生手册等。 7月初新生可直接登陆《研究生迎新系统》进行操作：维护个人信息、填写报到前的联系电话和电子邮箱地址、提交银行卡扣款授权、委托校园卡扣缴基本医疗费、平安综合保险费、查询缴费扣款、宿舍安排、提交到校方式与时间、查询迎新联络员联系等。扣款成功后，新生可自行下载“报到单”，已办理的项目将显示结果（如已选宿舍、已缴费）。 7、银行在规定时间内陆续扣款，并将扣款成功信息发给学校计财处、宿管中心，研究生管理系统自动读取计财处的已交培养费信息、宿管中心已交住宿费信息。在规定时间缴费扣款成功的培养费、住宿费发票在报到日前打印，新生在宿舍楼值班室领取。（宿管中心尽早公布已安排的宿舍，以便新生能在入校前下载打印含准确信息的报到单。） 8、校园卡中心将新生（包括老生）缴纳基本医疗费、平安综合保险费信息反馈研究生院系统。（此两费由校医院财务收取，再将学生综合保险费转给保险公司。） 9、7月起至报到日后2周内，联络员要负责联系对应范围的每个新生，及时回答新生的提问，指导新生完成报到事项。（研究生院将给迎新联络员发放一定额度基本津贴，另外视工作考核情况再给予一定额度补贴） 10、全新版《研究生迎新系统》系统软件在3月开始研发，6月初基本完成，6月底前完成测试调整。 三、2011年秋季研究生报到工作程序 （一）报到时间 报到时间：2011年8月31日。上午8：00—下午5:00（迎新工作人员提前30分钟上岗）。 （二）在各校区收费点办理的事务（院系所在校区，8月31日-9月2日，银行卡扣款成功的同学不需经过此环节） 1.现场办理培养费缴纳（未在规定时间预先使用银行卡缴费的同学）。 2.现场办理住宿及缴费（未在规定时间预先使用银行卡缴费的同学）。 各校区收费地点： 校区地 点院系玉泉永谦学生活动中心经济、理学部（除心理系）、电气、计算机、公管、航院、机械系、材料系、能源系、化工系、高分系、光电系、信电系、控制系、国际教育学院西溪行政楼一楼门厅教育、人文、传媒、思政部、理学部心理系华家池东大楼一楼门厅医学