如何组织有效会议和开展会议教程.ppt

如何组织有效会议;开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会耽误多少工作？;以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？;会议的重要性;; 虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来主要有以下几点：;会议低效的原因;为什么要开会？ ;1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 ?;2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 ;3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。;开会的目的;开会让您… 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理 ;无需开会的“五个如果” ;必须开会的“五个如果” ; 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事： A.一对一批评□ B.开会当众批评□ C.写检查???罚□ (2)你为什么这么做？???;怎样才能让会议更有效率？;高效会议的八大特征 ;会议的筹划与管理 ;1、会议的频率;2.全体会议;3.处理突发事件的会议;4.一对一会议;2、明确举行会议的目的;3、做好会前筹划; 2、参会人员的选择参与决策的人能否到场？ 会议决策的执行者（参与者）能否到场？ 开会时能提供特定咨询的人能否到场？ ; 3、预约参会人员 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况。 在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。; 4、会议资料准备 有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题，并形成建议。 会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他们有思想准备。;内部会议通知的样式;按照议案的轻重缓急编排处理 如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。 每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示 ;4、会议召开;工作量化表推行会议议程;?委员会会议议程 ? 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 ? 1、（11：00）任命一位会议主席 ? 2、（11：10）为缺席致歉 ? 3、（11：15）批准上次会议备忘录 ? 4、（11：30）上次会议提出的事项 ? 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 ? 6、（12：15）财务事项 ? 7、（12：45）特别事宜 ? 8、（13：00）其他动议 ? 9、（13：15）其他事宜 ? 10、（13：35）下次会议细节 ? ;按部就班;;;;压制对方发言 转移至其他参与者 主动探询，使他人完整表达;与不同的与会者打交道;问题类型;如何圆满结束会议;决定事项的落实 行动计划——谁？什么任务？何时完成？怎么完成？ 催办 催办的范围—一般综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办；领导集团本身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负责催办。业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；几个部门、单位联合召开的会议的决??，由牵头部门或单位负责催办。 ;