行政办公室主任职务说明.docVIP

行政办公室主任职务说明书 负责公司内部综合协调 1、按公司领导或其他部门授权领导邀约，负责协调相关工作，牵头组织完成各部门之间需配合开展的工作任务； 2、负责组织公司系统办公室工作情况的沟通，工作研讨，工作经验的总结、交流、推广、组织监督检查公司各项规章制度的执行情况； 3、负责公司授权管理体系的制定和完善工作，并监督实施；（流程）：拟定制度-加强检查-收集建议-提高质量-员工满 4、组织各部门的信息传递工作，保证信息沟通顺畅； 5、积极配合好财务部做好固定资产管理工作，严格按资产的管理流程办理审批手续，杜绝因管理不善造成的固定资产损坏或者丢失等不良现象发生。 6、公章使用管理规定。认真监督、管理公司印章的使用。（流程）：印鉴、证件编号-归档管理存放-使用部门申请-部门主管审核-经理审批签字-专管人员核对-借阅使用登记-按时归还存放 7、采购物品审批流程。落实专人负责办公用品的登记、采购、发放；（流程）：部门申请- 查看库存-请购计划单-经理审批-物品采购-检查验收-出入登记-月末盘存-帐物相符-监督检查 8、财务报销制度。强化财务各项费用的报销制度，完善财务报销流程:经手人签字-财务审核-领导审批-报销领取并签字。 9、认真学习公司的业务知识，配合业务，财务等部门工作。根据实际情况制定方案，落实好制定的工作计划，并认真组织实施。 10、做好监督办公场所，楼道卫生间的清洁卫生。 11、安保问题重点就是办公室的钥匙保管问题，以及同物业公司配合做好三防工作。 12、执行上级交办任务；（流程）：接受上级交办任务-及时完成-保质保量-汇报结果。 13、明确职责，分工合作，不断增强整合意识，努力提高工作效率，使行政办公室成为“坚持原则、又讲风格，服务周到、办事高效”的部门。 日常事务处理；（流程）：当日工作计划-临时事务处理-则其轻重处理-注重实效结果-保证日常工作-提高服务意识。 人事管理 （一）人员招募： 1 、招募流程：人事专员收到部门人员申请增补单-拟定招募计划-招募职位名称及名额-资格条件限制-职位预算薪金-预定任用日期-通报稿或登报稿拟定-资料审核及办理日期-甄试方式及时辰安排含面谈主管安排-面谈地点安排-工作能力安排 诉求：即将招募消息告诉大众及求职人 （1）登报征求-拟定广告稿-发布广告稿； （2）同仁推荐-以公告或传达方式进行； 应征信息处理； （1）诉求消息发出-收到应征资料-审核-筛选； （2）对应征合格者发出面试邀请-不合格的应征资料归档一个月后销毁； 甄试：新进人员甄试分笔试和面谈 笔试：专业测验、领导能力测验（适用于管理人员） 面谈：由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈； 面谈时注意：要尽量使应征人员赶到情切、自然、轻松，了解自己所要获知的问题点及答案，了解自己要告诉对方的问题，将口试结果随时记录于“面谈记录表”； 如初次面谈不够周祥“发出复试通知”再次约谈； 背景调查：经甄选合格初步核定的人选，视情况应做有效的调查；（限管理人员） 结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，评定录用人员经总经理核准，行政部发出“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作； 注意事项：应征资料的处理及背景调查时应征得应征者同意并做好相关保密工作； 任用： 1、经核定录用人员，由行政部依据甄选报告单发给“报到通知单”请他于报到时携带以下资料： 填写公司新进职工录用表； 缴验学历证及身份证； 缴验近期单身正面半身半寸照片； 缴验体检合格证明； 缴验计划生育证明； 2、新进人员于报到日，行政部应验收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资应暂扣发； 3、行政部随后应亲切有礼的引导新进人员报到，逐项协助办理入职； 领取员工相关文具用品； 填写制考勤卡并解释使用； 领取办公桌钥匙； 引导参观介绍各部门同事及安排职前相关管理制度； 行政部应引导新进人员向部门主管报到； 4、人员报到完毕后应办理下列事项： 填写人员异动记录表； 更新员工联系方式； 5、收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案； 试用： 原则上新进员工的试用期为三个月，期满合格者办理正式手续才正式录用，个别试用成绩突出者可提前转正，行政部每月初发出单月转正人员考核表，由被考核人填写工作考核后，由部门主管，行政主管和总经理考核确认。转正后的员工由部门主管和人力资源部审批后可签订劳工合同； 行政部根据考核表发给“试用期满通知” 行政部发出“试用期满通知”后，根据批示分别办理下列事项： 试用不合格者另发给通知单； 调（升）职者由行政部办理异动作业； 薪资变更者由行政部办理调薪； 前几条办理完毕后，考核表应归入个人档案中； 新进人员在试用过程中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并