总账工具使用说明方法.docxVIP

四、总帐工具使用说明：?总帐工具是总帐系统自带的一个应用程序，它可以实现不同帐套或同一帐套不同机器之间的数据传递。主要包括以下内容：1、公共目录复制完成不同帐套复制公共目录的功能。当新建帐套的公共目录与已建立的公共目录相同或类似，可以使用本功能对公共目录进行复制。另外，本功能对不同帐套的公共目录进行复制，可以在不同帐套中进行凭证传递。A、在选择“数据源”时，可选择要用来复制的数据库文件（Ufdata.mdb）,“目的数据”采用注册方式选定。B、 “数据源”及“目的数据”内容输入后，就可以将要复制的“数据源”内容复制到“目的数据”帐套中。C、对于有分级的公共目录，如：会计科目，部门目录等，目的帐套的相应目录应为空，否则，将无法复制。对于无分级的公共目录，如：个人目录、项目目录、客户目录等，将不同的目录追加复制到目的帐套中。D、在复制公共目录时，最好按以下顺序执行复制：项目分类-外币-科目-凭证类别、结算方式、地区分类、客户分类、供应商分类、部门、存货分类-项目目录、客户目录、供应商目录、个人目录、存货目录。 2、凭证引入按标准格式将TXT文本文件引入到凭证库中。凭证引入功能将为U8系统的外部数据接口，其作用在于：A、将外部系统的数据按规定的文本格式引入到总帐系统中。B、先将其他帐套或其他计算机的数据按规定格式输出到文本文件中，再到相应的帐套中引入这些数据。具体使用方法同上，应注意事项：若数据内容通合法性检查，则可将数据写入凭证表中：若全部凭证都为非法，则不能继续进行凭证引入：若存在合法凭证，继续引入时会将合法凭证引入，而非法凭证将不会被引入。同时会在文本文件的非法凭证分录中写入一错误标记及出错内容。如果使用的是网络版，执行本功能前应将使用“目的数据”帐套的所有站点关闭。 3、帐簿数据整理帐簿数据整理对由于改变帐类造成的无效数据进行清理。帐簿数据整理功能是为了清理由于修改辅助帐类、导致在数据库中存在一定数量的无用数据，这些数据虽然并不影响查帐、对???、但有可能影响UFO报表工具取数的正确性。执行此项功能时一定要慎重，最好先做好数据备份工作再执行。