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第五章 采购管理部管理制度 采购合同管理制度 为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。公司对外签订的各类合同一律适用本制度。 一、采购合同的内容　　公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：　　l、商品的品种、规格和数量　　商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。　　2、商品的质量和包装　　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。　　3、商品的价格和结算方式　　合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序，同时约定开票事宜。　　4、交货期限、地点和发送方式　　交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。　　5、商品验收办法　　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。　　6、违约责任　　签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：　　（1）不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；　　（2）不按合同中规定的商品质量标准交货；　　（3）逾期发送商品。 7、合同的变更和解除条件　　合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。　　此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。 二、合同的审查批准 1、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。 2、合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经公司领导审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是： （1）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。 （2）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 （3）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 （4）根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报法律顾问把关，或请公证处公证。 三、采购合同的签订　　1、签订采购合同的原则　　（1）合同的当事人必须具备法人资格或法人委托的代理人资格。 （2）合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。　　（3）签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。　　（4）签订合同必须坚持等价、有偿的原则。　　（5）当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。　　（6）采购合同应当采用书面形式。　　2、签订采购合同的程序　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。 四、公司采购合同的管理　　1、加强对公司采购合同签订的管理　　加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。　　2、建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。　　3、处理好合同纠纷　　当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接