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部门职能说明书撰写作业指导书 一、 事先准备： 1、熟悉委托企业的情况：所从事的行业、现行和将来的组织结构图、委托企业所提供的各部门职能说明等其他材料。 2、根据企业所提供的各部门职能说明书，结合新的组织机构图，按公司规定的部门职能说明书的格式进行整理。 3、对尚未设立的职能部门，应向总经理或其主管上级询问增设该部门的目的，以及该部门的职能定位情况，据此形成相应的初稿。 4、根据部门职能说明书编写过程中发现的问题，制订部门职能调查提纲，明确对委托企业所要进一步调查的内容、调查对象及提问方法。 5、与委托企业所确定的联系人联系确定拜访时间和调查要求。若有可能，将要询问的主要问题传真给对方，以便对方准备。 二、 拜访调查 1、根据与对方事先确定的时间按时到委托企业。 2、问候调查对象后，请对方安排一个会议室或洽谈室，以便对方比较方便地畅谈自己的观点。 3、入座后，向调查对象说明本次访谈的目的和主要内容：明确部门职能、了解部门与部门之间存在的问题，以便正确界定部门职能。 4、根据事先撰写的调查提纲与部门经理、其直接上司、相关部门经理交谈。 5、在访谈过程中，要准确地进行记录，若有不清楚，及时地加以询问。注意不要偏离主题，过多询问与该次调查无关的问题，以免引起对方反感。 6、每一位访谈结束后，都要向对方表示感谢，并向对方说明若有什么遗漏，请及时告知，以及在后续工作中我们还将进一步征求对方的意见，请对方到时候能予以配合。 7、对于访谈过程中出现的各方说法不一的问题，要进一步加以确认，直至明确。对于我们认为需要增加或改变的部门职能，与各方磋商，征求他们的意见。 三、 整理修改 1、根据访谈结果，进一步修改职能说明书中的各项内容。 2、对于其中发现的尚需要进一步了解的问题，重复一至三步。 3、将整理好的部门职能说明书提交小组讨论，并根据讨论意见进行相应修改。同时，将访谈过程中了解到的部门合作方面存在的间题整理成文，以备后用。 4、将修改后的初稿交项目负责人审稿，并由项目负责人统一打印后交委托企业联系人。 四、 讨论确定 1、将初稿交委托企业联系人时，要求对方将初稿发给各部门经理以及公司领导审读，并确定集体讨论时间，特别要关照对方：若总经理对部门职能说明书的某些内容有重大异议，请事先告知，以便双方事先讨论明确。 2、在确定的集体讨论时间，由项目组中参加编写的成员一起参与对方企业的部门职能讨论会，听取各部门和各位领导的修改意见。 3、根据讨论确定的修改意见由各位撰写人进行修改，汇总后形成部门职能说明书正式稿。 附录： 1、与部门经理的访谈要点 2、与其直接上级的访谈要点 3、与相关部门经理的访谈要点 4、部门职能说明书讨论会作业流程 5、部门职能说明书撰写格式 与部门经理的访谈要点 根据已有资料与各部门经理进行访谈，相关问题如下： 1) 在上述职能中，XX具体而言是指什么？（对对方职能初稿中不清楚地方的提问） 2) 除已具备的以上职能，该部门还具有哪些职能？（看是否有遗漏） 3) 是否应该增加一些新职能，比如。。。（看是否有一些调整或补充的必要） 4) 完成这些职能的过程中遇到了哪些主要问题？（部门之间的协作是否存在问题，以便在这次职能描述中加以明确解决） 5) 履行这些职能必须具备哪些主要权力？（对上下左右的要求和关系） 6) 您认为履行这些职能需要哪些工作条件？（主要指设备、资料、人员等） 7) 做好以上工作需要多少人？设置多少岗位？各岗位的职责应怎样划分？ 8) 您认为应该怎样对您们部门的工作进行考核才能做到全面公正合理？（针对部门职能的主要的考核指标和考核方法） 9) 您对公司这次的调整有些什么建议？（其对变革的态度、应注意的问题） 与其直接上级访谈要点 1) 除已具备的以上职能，该部门还具有哪些职能？或者不提供上述调查结果，直接问其所管理的部门应具备哪些职能？( 对照部门经理提供的资料，比较得出异同点，并做记录，便于对部门职能进行归纳。) 2) 在该部门的工作中存在哪些问题？原因是什么？ 3) 该部门提出的这些工作条件是否必要？能否得到满足？ 4) 该部门的岗位设置是否合理？ 5) 该部门提出的主要权力是否必要？能否授予？ 6) 您认为应该如何对该部门的工作进行考核才能做到全面公正合理？ 7) 您对公司这次的调整有什么看法？您认为可能出现什么问题？ 与相关部门经理的访谈要点 1) 贵部门与该部门之间主要有什么联系？（部门间的关系） 2) 您们在与该部门的交往过程中，存在着什么问题？（职能缺陷） 3) 您认为该部门还应该做好什么工作？（解决方法） 4) 您认为该部门怎样才算对你们配合比较好？（考核指标） 部门职能讨论会流程 前提：部门职能说明书已交由各部门负责人审阅。 一、 准备工作 1. 与委托企业联系人确定部门职能研讨时间，并向其