MIT2-01文件控制程序100813 定稿.docVIP

文件控制程序 1 目的 确保管理体系覆盖的所有部门和场所都使用现行有效文件。 2 适用范围 适用于管理体系运行中，对管理文件、技术文件、外来文件的编制、发放和更改。适用于管理体系涉及的所有部门。 3 术语和定义 3.1 文件 document 信息及其承载媒介。 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 注1：媒介可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为“documentation”。 注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如 可检索的要求）可以有不同的要求。 3.2 程序 procedure 为进行某项活动或过程所规定的途径。 注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件（3.7.2）可称为“程序文件”。 4 职责 4.1 总裁办公室负责管理体系文件的控制和管理；负责外来管理文件的控制。 4.2 研发中心负责技术文件和外来技术文件的控制。 4.3 产品工程部负责工艺文件和相关产品改进技术文件的控制。 4.4 采购部负责供方的技术文件控制。 4.5 各部门负责接收、保管和识别本部门的文件。 5 工作程序 5.1 文件的分类 管理体系的文件分三类： a） 管理文件包括: —— 管理手册 —— 程序文件 —— 规章制度 —— 作业文件 —— 记录及格式 b） 技术文件包括: —— 设计文件 —— 企业标准、规范等 c）外来文件包括外来技术文件和外来管理文件。 1） 外来技术文件包括：国标、行标、法律、法规（技术相关）。 2） 外来管理文件包括：政府通知、公告；法律法规（非技术相关）、法律文书。 5.2 文件的编码规则 5.2.1 管理手册、程序文件、规章制度、作业文件的编码规则,见图1。 图1 管理手册、程序文件、规章制度、作业文件的编码规则 管理手册文件层次号为1 程序文件文件层次号为2 规章制度文件层次号为3 作业文件层次号为 4 示例： 《管理手册》 MIT1 《管理评审程序》 MIT2-03 《公文管理规定》 MIT3-04 《生产设备管理制度》MIT4-05 本部门编制的内部使用的管理文件可自行编号。 5.2.2 记录与表格的编码规则，见图2。 图2 记录与表格的编码规则 示例： “文件发放/回收登记表”编号为MIT2-01-03 5.2.3 其他要求,包括： a） 其他文件按相关编码规定执行。 b） 在每一个记录表格右上角编号。 c） 在文件中涉及到的记录是规范格式的用“ ”，非规范格式的记录用‘ ’。 d） 文件涉及到的相关文件（包括法律法规和体系文件）其名称用《 》。 5.3 文件的受控范围和方法 5.3.1 受控范围 凡是在公司内部使用或上交给认证机构的管理体系文件，如管理手册、程序文件、规章制度、外来文件、图纸资料均属受控范围。管理体系文件换版或其中局部更改时，应及时办理更换手续，确保文件持有人始终使用文件的有效版本。 5.3.2 非受控范围 凡是交给咨询机构备案的、发给用户、潜在用户或其他有关人员交流参考之用的管理体系文件，均为非受控范围。在文件更改或换版时，不再考虑更换之事。 5.3.3 受控方法 凡是列入受控范围的文件和资料，应按上述5.2中相应的规则编码，加盖红色受控章，注明发放号（即发给该部门的代码），同时必须办理文件发放、回收登记手续。对非受控文件和资料不需盖章以便识别。 5.3.4 各部门代码规定，如下： 表1 各部门代码表 代码 部门名称 代码 部门名称 代码 部门名称 01 总裁办公室 08 国际业务部 15 产品工程部 02 人资培训部 09 市场发展部 16 品管部 03 财会部 10 大客户部 17 麦特科技 04 奔腾销售部 11 研发中心 18 威力狮 05 计划供应部 12 电子生产部 19 奔腾远程　 06 采购部 13 奔腾生产部 20 信息中心 07 储运部 14 麦克希玛生产部 5.4 文件编制、批准和发布 5.4.1 管理手册 由管理者代表组织编制管理手册，总裁批准。 5.4.2 程序文件及规章制度编制流程 5.4.2.1 各部门在工作中需要形成书面文件更好的规范管理时，由责任部门负责人组织编写该文件； 5.4.2.2 文件编制形成初稿后，由编写部门召集所有相关部门进行讨论，对文件的流程、记录格式、接口关系予以明确； 5.4.2.3 文件最终定稿