在电子信息化环境下如何做好工程档案的归档工作.docVIP

　　在电子信息化环境下如何做好工程档案的归档工作 在电子信息化环境下如何做好工程档案的归档工作 　摘要:文章指出应从领导重视、制度建设、转变观念等方面入手,全部实现电子信息化管理,在电子信息化环境下做好工程档案管理工作。 　　关键词:工程档案;管理;实现;电子信息化建设 　　 　　工程档案是企业档案管理工作的核心,做好工程档案管理工作,对提高企业在更新、改造和大项目修理中的工程管理经济效益,推动企业的经济发展都有着重要的不可替代的突出作用。 　　随着我国石油管道事业的蓬勃发展,在工程建设和更新改造过程中会形成各种各样的工程文档材料,这些文档材料全面反映了工程建设的详细情况,对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护,特别是对更新改造和大项目修理工程的前期设计准备等,具有重要的利用价值。如何才能做好工程档案管理,充分发挥工程档案资料利用效益和经济价值,应做好以下几个方面的工作。 　　一、领导重视是关键,制度是保证 　　领导重视档案工作和不重视档案工作,其结果是完全不一样的。领导重视和强调档案工作,把它提高到议事日程上,能够使大家从思想上提高认识,更好地履行单位的有关规章制度,促进工程档案收集工作的开展,使之成为全员的自觉行动。 　　在领导重视的基础上,加强对档案工作的集中统一管理,制定并完善档案的各项管理制度,是做好档案管理工作的基本保证。各档案管理部门要制定各项档案管理制度,编制岗位责任制,分门别类,落实到人。使之达到管理层次清晰,职责分明,层层把关,认真落实。 　　档案人员每一年的年初按照单位下达的《工程项目实施计划》先和各项目负责人沟通,确定归档项目和范围。在档案室进行了备案。等项目完工后按照年初的要求进行归档,实现档案的确认制与备案制。 　　二、转变观念,超前管理 　　要确保档案的真实性和完整性。及时、全面的收集是前提,提高收集质量是关键。根据工程复杂性的特点,拓宽档案收集渠道。工程建设过程是比较复杂的,它涉及到施工单位很多,某些大型工程建设周期长,从项目申报到工程竣工时间跨度大,阶段比较多。为了保证档案资料收集齐全、完整,采取档案管理人员走出档案室,深入现场收集或指导施工单位工程技术人员收集整理。要做到这一点,档案管理人员首先要了解工程建设工作的具体操作程序和工作流程,以及分阶段的工作安排,掌握每一阶段工作中应该形成哪些档案资料,对每种资料的内容、项目、数量做到心中有数,可以采取以下收集方法进行收集: 　　第一,追踪收集。这种方法的工程、档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况,及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。该方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高,但花费的人力、物力较大。 　　第二,分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。某些大型工程及某些跨年度工程,档案管理人员应保持与工程管理部门和施工单位的联系,及.L.时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免档案原始材料的散失,这样才能保证工程档案的连续性、完整性、准确性。 　　第三,强制性收集。对某些人员分散,临时机构较多的施工单位,应采取收取档案资料保证金的做法强制性收集。当一项工程建设前,施工单位向档案管理部门预交定金额的资料押金,直到工程完工。施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。 　　第四,电子信息化收集。工程归档时,在收集纸制文件材料的同时,凡是有电子版的文档资料全部收集电子版。对于新建项目设计图纸,不但收集晒制的图纸,而且要求项目管理部门要将电子版一并存档。为了防止电子版被改动,档案管理部门应将编制图纸使用的AUTOCAD等工程制图文件转换成PDF文件进行存储,逐步减少纸质档 案存储。一项建设工程或工艺安装工程投入使用后,按年限或工作需求,都要进行更新改造,修修补补。实行电子信息化收集,工程设计有了改动,由工程技术人员及时在电子版上进行改动,将正确的现场实际情况在电子版上显示。 　　为了便于和项目负责人的沟通,档案人员还要建立《档案管理网络图》。档案移交前,部门负责人应认真对案卷中应归档文件材料质量把关,除了在移交目录上签字盖章外,并在卷内备考表上签字,这样保证了立卷文件的真实性和齐全完整,使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化,并使档案管理形成网络化管理。 　　三、通过开发利用档案信息,促进档案管理工作 　　做好档案资料的收集归档工作,是为了更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。对于一位档案员来说,如果能将档案信息及时提供给业务部门,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案归档工作。中国石油管道公司丹东输油气分公司近几年来一直实施电脑化管理,将档案信息资料及时输入电脑,随.L.时为业务技术部门提供服务。当业务技术部门从档