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第 12 章 企業網路意見調查表 應用實例說明 企業 e 化是經營管理的利器, 一方面可以提高工作效率, 一方面則可以降低營運成本。在 e 化的項目中, work－flow (工作流程) 是很重要的一環, 經由工作流程的電子化, 企業運作將朝順暢、高績效的境界邁進！但是電子化的 work－flow 是否必須建置昂貴、龐大的軟體系統呢？ 應用實例說明 其實, 只要企業架設了網路, 搭配 Excel, 我們也能夠讓工作馬上就 e 化哦！本章就要來介紹如何在網路上以 Excel 做企業內部的問卷調查、投票與統計作業, 不只節省企業成本, 而且迅速有效！ 應用實例說明 一年一度的公司旅遊馬上就要到了, 福委會特地用 Excel 製作了一份員工旅遊意見調查表, 還將此檔案設成「共用活頁薄」, 讓大家可以同時開啟此檔來填寫報名資料, 以及閱讀行程簡介, 如果還有疑問, 也可以透過「超連結」功能, 發一封 E-mail 詢問主辦人。最後, 主辦人會將大家填好的資料彙總、統計出來, 就完成此次的調查工作了。 應用實例說明 應用實例說明 本章提要 為表格加上醒目的標題 調查表的資料驗證 插入超連結 保護旅遊調查表活頁簿 共用活頁簿與追蹤修訂 在螢幕中標示修訂記錄 以 E-mail 傳送調查結果 為表格加上醒目的標題 一份員工旅遊調查表, 不外乎就是要了解員工比較想去哪個地點、是否有意願要參加這次旅遊, 以及要攜帶幾名眷屬等等。現在, 請開啟範例檔案 Ch12-01, 看看已經設計好的旅遊調查表雛形： 為表格加上醒目的標題 為表格加上醒目的標題 插入空白列 插入文字藝術師 調整文字高度 插入空白列 這既然是一份調查表, 總要有個標題吧！這樣才能一眼就看出這份表格的用意為何呀！不過, 光是在儲存格中輸入標題文字還不夠看, 我們要利用『文字藝術師』為這份調查表加上一個醒目的標題。 不過, 由於目前工作表頭已經沒有空間插入標題了, 所以我們要先插入幾列空白列。請選取 1~4 列, 然後執行『插入/列』命令, 以騰出 4 列的空白列： 插入空白列 插入文字藝術師 現在可以開始插入標題了。 請執行『插入/圖片/文字藝術師』命令 (或按下繪圖工具列上的插入文字藝術師鈕 )： 插入文字藝術師 插入文字藝術師 插入文字藝術師 『文字藝術師』工具列 在插入文字藝術師物件後, 會自動顯示文字藝術師工具列, 讓您針對剛才所插入的物件進行編輯動作： 調整文字高度 若想調整文字物件的大小尺寸, 可利用物件周遭的 8 個尺寸控點來辦到。譬如想要加大文字的高度： 調整文字高度 文字物件週遭的黃色和綠色控點, 則可用來改變物件的外觀、旋轉角度。 調查表的資料驗證 旅遊調查表如果能採用『選單』的方式讓員工填寫, 統計起來會比較方便。例如主辦人可以先找好幾個熱門行程, 然後放入調查表中讓填寫人直接選取心目中理想的旅遊地點。 調查表的資料驗證 Excel 的資料驗證功能, 正好可以滿足我們這項需求。除了可設定選單項目之外, 還可以在輸入資料前, 先出現提示訊息來提醒填表人注意事項。待輸入完成後, 接著驗證資料是否符合預先設定的準則, 例如檢查輸入的攜眷人數必須小於 4 人等。 調查表的資料驗證 建立選單 設定提示訊息 設定資料驗證準則 設定錯誤提醒文字 建立選單 主辦人找出 4 個適合的旅遊地點,分別是：加拿大、北海道、紐西蘭、泰國, 現在要將這 4 個地點建立成選單, 以供填表人選擇。 請開啟範例檔案 Ch12-02, 選取 C6：C34 儲存格範圍, 然後執行『資料/驗證』命令, 開啟資料驗證交談窗： 建立選單 建立選單 設定提示訊息 D 欄的 是否參加旅遊, 我們可以如法炮製, 建立一個有 Yes 及No 這兩個選項的清單。不過, 這裡我們希望提醒填寫 No (不參加) 的人不要參與票選理想旅遊地點, 也不須填寫攜眷人數。您可以跟著下面的步驟來操作： 設定提示訊息 選取 D6：D34, 執行『資料/驗證』命令, 並切換至設定頁次： 設定提示訊息 請改切換至提示訊息頁次： 設定提示訊息 最後按下交談窗中的確定鈕即可完成設定。 現在您只要選取 D6：D34 之中任一儲存格, 就會出現剛剛設定的提示訊息： 設定提示訊息 由小幫手顯示『提示訊息』 如果 Excel 視窗中有小幫手隨侍在旁, 則會交由小幫手來顯示資料驗證的提示訊息： 設定資料驗證準則 由於這次的旅遊, 可讓每名員工最多攜帶 4 名眷屬, 因此我們要來限制 攜眷人數 欄只能填入 0~4 的數字資料。同樣是利用資料驗證功能來達成： 選取 E6：E34, 然後執行『資料/驗證』命令： 設定資料驗證準則 設定資料驗證準則 改切換至提示訊息