特殊载体档案整理课件.pptVIP

谢谢大家！ 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 国家档案局《农业农村档案工作手册》 2010年 80 特殊载体档案的整理 第一步 分载体 将特殊载体档案按不同载体分成：照片（底片）、录音、录像、光盘、磁盘（硬盘）、证书、奖状、奖杯、锦旗等类。分类要根据各单位实际情况来定，并在分类方案中标明类别代号，如：照片为“1”，录音为“2” 、录像为“3”，光盘为“4”， 证书为“5”……。 照片 底片 录音带 录像带 光盘 计算机磁带 2010年 81 第二步 初步整理 特殊载体档案一般在归档过程中容易受污和破损，因此要进行检验、清洁、修正。照片印制质量要高，底片与照片要同时收集，一个单位内的照片规格要相对统一，常用5寸或 7寸。有条件的单位要将归档照片进行扫描，实现数字化保存。录音、录像带归档时要转换成常用的格式，并进行播放检测。 照片扫描 录像带整理、检测 数码照片刻录光盘 印出代表性照片 2010年 82 奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。 2010年 83 第三步 分类整理 1．照片档案的整理 （1）纸质照片的整理 ① 照片的分类： 一是按年度——问题进行分类： 例：2005年 党群类 行政类 业务类 2006年 党群类 行政类 业务类 …… 二是按问题——年度进行分类： 例：党群类 2005年 2006年…… 行政类 2005年 2006年…… 业务类 2005年、2006年…… …… 分类方案应保持前后一致，选定一种方法后不应随意变动。问题的设置各单位视情而定，建议不要分得过细。 2010年 84 ② 照片的组卷：根据照片不同的分类方法而采取不同的组卷方法。 按年度——问题进行分类的，则将照片按年度分开，一个年度中形成的所有照片对应分类方案按问题分成若干类，如上述的党群类、行政类、业务类，依次放入照相册中组成一卷（册），若照片多的可组成二卷（册）、三卷（册）。一个类里的照片一般按时间先后依次放入。 2010年 85 按问题—年度进行分类的，则将照片对应分类方案按问题分开，如上述的党群类、行政类、业务类。同一问题的照片组成一卷，即党群类的照片按照年度依次放入照相册中组成一卷（册），直至放满一卷（册）为止，一个年度的照片一般按时间先后依次放入。依次类推，行政类、业务类照片同样方法另行组卷。 2010年 86 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入相应相册或档案袋、档案盒中，按照片号顺序排列，其说明可另外书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。 2010年 87 ③ 照片的编号 照片号用“卷号—张号”表示，即“照片档案案卷流水号—卷内照片流水号”。每卷内的照片均从1开始编张号，并在照片背面写上相应的照片号，以便提供利用后归入原位。 2010年 88 ④ 照片说明的编写 单张照片说明：一是符号说明，包括照片号、参见号（是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号）二是文字说明，包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者等六要素。 2010年 89 组合照片说明：一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，应拟写组合照片说明。 一是要概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其 他需要说明的事项。 二是要指出所含照片的起止张号和数量。