第七章 档案利用工作.pptVIP

第七章 档案的利用工作 引言 档案利用工作，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程的工作。包括档案馆（室）“提供档案利用”和利用者“利用档案”两个方面。 第一节 档案利用工作概述 一、档案利用工作的意义 1.提供利用是档案工作的根本目的和中心任务。 2.利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响。 3.利用工作对整个档案工作有着检验和带动的作用。 二、如何做好档案利用工作 1.明确服务方向，端正服务态度。 2.熟悉档案，了解需要。 3.正确处理利用和保密的关系。 4.加强对档案用户的调研工作。 5.注意掌握档案利用效果。 三、档案利用的指导思想 档案利用工作的指导思想是，全面、及时、准确、有效地为档案用户服务。 （一）全面 ： 提供本馆室藏中档案信息，同时推荐其他馆室档案线索。 （二）及时：建立 科学的检索体系，熟悉档案内容与成分，及时满足用户需求。 （三）准确：要准确的分析和把握档案用户的利用需求。 (四)有效：积极主动的为用户查找档案与资料，努力提高服务工作的质量；大力开发档案信息资源，建立完善的检索系统，编辑出版各种档案史料，提高档案服务人员思想业务素质，不断增强为社会提供档案信息服务的能力，主动地有效地为利用者服务。 第二节 开展档案利用工作的方式和途径 一、开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅。 1.阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面 2.为维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。 3.利用接待人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功。 二、档案外借 档案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅览、使用。档案馆档案一般不借出馆外使用，在个别情况下，为照顾某些工作岗位的特殊需要或必须用档案原件作证等特殊需要，才可以将档案暂时借出馆外。在机关和企业内部，尤其是企业，档案携出档案室使用，包括到科研、生产一线现场提供，则相对多些。但特别珍贵和易损的档案，是禁止借出的。 对档案外借使用，须建立严格的制度。经一定的审批手续，档案材料方能外借；借出期限不易过长；数量也应有所限制；借用单位和个人要负责档案的安全，不能将档案转借和私自摘录、复制、翻印、更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料，并保证按期交回。 三、制发档案复制本 根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用工作的一种重要方式。在企业、科研部门的科技档案利用服务中，这项工作通常又被称为复制供应。它包括内供复制和外供复制。外供复制又是实现科技档案有偿交流的一个途径。档案复制本分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的某些部分，复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷和摄影等。 这种服务方式的优点是可以提高档案利用率，缓和供需矛盾，同时又便于保护档案原件。缺点： 第一，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其用作凭证时，一般的档案复制本往往不令人满意。对此，一方面，要努力提高复制技术水平，尽可能使复制件十分近似于原件；另一方面，应在档案文件空白处或背面注明档案保管单位名称、档案原件编号，必要时，还要加盖公章，以示负责。 第二，由于现代复印技术的快速发展，尤其静电复印机的广泛应用，就可能使复制本失控，造成多处多份复制，随意公布档案的事情发生，不利于档案保密和维护技术产权等方面的权益。为此，必须对档案复制本制发范围和批准权限严格管理。单位秘书在有关事务中要切实负起责任。 四、举办档案展览 档案展览，就是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料。档案展览的作用突出地表现在两个方面： 第一，大力宣传档案和档案工作的重要意义。 第二，广泛发挥档案的作用。 五、出具档案证明 档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。 出具档案证明，是很严肃的工作，档案人员只有在利用者正式申请下才能进行这项工作，而且对申请的审查和证明的拟写，都必须认真对待。申请书应写明要求出具证明的目的以及所查证问题的发生地点、时间和经过。档案证明一般应根据档案的正本或可靠(如经过认真校对)的副本来拟写。在没有正本或副本的情况下，也可利用草稿(草案)。不论根据什么材料，都应注明其出处。同时还应注意，在证明中不能妄加评论和总结，只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句甚至标点完全吻合。加盖公章后，拟写的档案证明才能生效。 六、提供咨询服务 这种服务形式是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。档案利用工作搞活后，档案人员会接纳到各种情况的咨询业务，有一般性咨询，也有专门性咨询；有事实性咨询，也有知识性咨询；有专