稽核员工作事项精要.ppt

稽核员工作事项培训 报告人：陈江应 稽核准备 执行稽核 稽核报告与追踪确认 稽核流程 * 1、稽核准备 角色与职责 稽核种类 稽核前现场确认 选择稽核人员 制作查检表 * 1、稽核准备---角色与职责 组织、管理整个稽核工作 管理稽核小组 确认稽核标准与范围 选择稽核员 准备稽核计划 主导品质文件审查 综合、协助各稽核员之发现 决定不符合规定事项 主导稽核会议 准备稽核报告 追踪确认稽核计划 执行被指派部分之稽核任务 协助主导稽核员 稽核准备 找出不符合项 稽核员 主导稽核员 * 1、稽核准备---稽核种类 又称内部稽核 公司自行执行 A 第一方稽核 独立之认证机 构执行 C 第三方稽核 由相关联性单位执行稽核，例如客户、政府单位客户执行， B 第二方稽核 * 1、稽核准备---稽核前现场确认 正式稽核前应尽可能的取得被稽核单位各项资讯 与被稽核人员互相认识 取得对稽核标准和范围的共识 熟悉被稽核单位的组织及场地布置 巡视主要流程 预估各区域或稽核场所需花费时间 安排正式稽核时间 讨论行政事务，如：引导员、办公场所、通讯设备…. 讨论可能产生之不便，如：管制区、无尘室…. 取得最新版的品质文件，至少取得品质手册及流程文件 * 1、稽核准备---选择稽核人员 依据稽核前拜访取得的资讯，主导稽核员选择稽核小组之其他成员 稽核花费时间长短 所具备之专业知识 稽核员彼此之互补与相容性 稽核员之资格与经验 独立性:独立于被稽核单位 ,不稽核自己的工作 被稽核单位的大小 * 1、稽核准备---确定稽核方式 两者都可依有逻 辑的路径执行稽核 由前往后的追踪： 如业务接单、研发、 设计、制造…至售 后服务 由后往前追踪： 方式正好相反 稽核方式 由前往后追踪 如业务接单、研发、 设计、制造…至售 后服务 由后往前追踪 如客户投诉、制造、 设计、、 * 1、稽核准备---制作查检表 辅助记忆应该查询 查询记录：问题与回答 确保应该稽核的事项都有稽核到 节省临场记录的时间 可作为结束会议和总结报告资料 检查表的意义 受审核部门 审核日期 审核人员 依据哪项条款 检查内容 是否适用 参考文件 检查方法 检查结果 检查表内容 * 2、执行稽核 2 实施稽核注意事项 不符合报告填写 末次会议 审核总结报告 4 5 3 首次会议 1 * 2、执行稽核---首次会议 稽核员及被稽核单位人员相互介绍 目的、范围及稽核依据 说明及确认稽核计划安排 确认受审引导人员与说明其任务 保密申明 确认末次会议时间 确认末次会议时间 * 2、执行稽核---实施稽核注意事项 有效的记录 证据的收集 被稽核者的行为、态度 好的沟通技巧 4 3 2 1 * 2、执行稽核---实施稽核注意事项 与被稽核对象随时保持融洽气氛，并建立良好共识 大部分时候是被稽核者在说话，稽核员说话的时间不应超过15 ~20% 开放式的问问题，例如“你们主要客户的抱怨是什么 封闭式的问问题，通常得到的回答是：‘’是“ 或 ”不是，例如“你些是 你们部门的作业程序吗“ 引导式问问题，把想要的答案放在问题中，常以“是吗？”，“不是吗”， “会吗”，“不会吗”结尾，例如“你会于下周执行内部稽核，是吗?” 沉默的问问题，沉默是稽核员经常用来鼓励对方说话，以获取更多资讯 的方法。但是沉默的时间避免太长使被稽核者有被胁迫的感觉 重复的提问，稽核员也适时重复对方的回答来获取更多的资讯。例如： 被稽核者：“我并不发这些图纸给班长” 稽核员：“我知道你并不发这些图纸给班长” 被稽核者：“对，因为….” 好的沟通----提问的技巧 * 2、执行稽核---实施稽核注意事项 尽量集中精神听对方说，不要分心 以口头或肢体语言回应所听到的 可适当的表现个人感情 摘要重复所听到的 在对方未说万前，克制评论或下结论的欲望 抛弃自己的成见（偏见），开放不要武断 找较舒适的环境，尽量排除外界干扰 先充分准备-事先熟读有关之作业文件 使被稽核者事先知道可能会谈些什么 让对方了解有哪些可能被列入观察与不符合规定的事项 好的沟通----倾听的技巧 * 2、执行稽核---实施稽核注意事项 紧张---紧张会造成话多或不敢说。稽核员要以友善、开放的态度消除他 的紧张 防备性的---告诉对方评审是找出系统的/制度上的缺失，而非针对个人可 发怒型的---可能是讨厌别人打扰他的工作范围或是缺乏自信。试着使用 开放式