会议沟通的要点.ppt

* 第十一章 会议沟通 学习目标： ★明确会议的目的与类型 ★了解组织会议的基本步骤 ★认识会议中的角色及其职责 ★明确影响会议的因素 ★掌握有效会议的策略 小组成员：管仪坤 鞠颖 马晓雪 徐伟倚 会议的目的与类型 目的： ★交流信息：管理者想下属或员工传达信息同时可以获得反馈。 ★给予指导：组织员工进行培训，提高技能以更好地适应工作环境。 ★解决问题：处理各种冲突并可以解决问题。 ★作出决策：营造民主气氛，共同参与讨论，作出正确决策。 类型： ★谈判：解决利益上的冲突，达成一致。双向式。 ★通知：传播信息。单向式，以免影响传播。 ★解决问题：利用团队创造力来解决问题，与会者提出解决方法。 ★决策：在不同方案中权衡利弊作出决策。 ★交流：集思广益，常采取“头脑风暴法”。 会议有效与否取决于什么？ First: 会前准备：明确会议的必要性；明确会议的目标；会议议程；准备会议文件；分发预阅资料；确定会议主持人，与会人员；预订会议场所；补充最新信息。 Second： 会议控制：宣布主题；征求意见；表述意见；控制进程；概括不同意见；遵守时间；概括每个结束的问题；会议结束时概括结果；确定下次会议议题和时间。 Third： 会后工作：落实会议精神；监督和检查 会议中的角色 主持人的职责： 作用：引导，激励，控制。 ◆会前：明确目的；起草议程；决定与会人员；举行时间、地点；准备材料。 ◆会议期间：宣布会议的开始和结束；创造合适氛围；控制会议进程；鼓励与会者发言；作出决定；确认行动和职责。 ◆会后：检查会议记录；评估会议成果；使所有成员明确结果。 案例分析：1.评价张经理的主持风格以及对控制会议进程的把握力。 风格：注重效率，目标明确，考虑全面，做事果断，沉着且不失亲和。喜欢事先做好准备。 把握力：对会议的进程的把握力较好，提前做好的了会议准备，目标明确，始终强调会议以指定战略为目标。对于与会人员的意见能够果断给出回应，民主且有效率。对与会人员的性格及处事风格有所了解，因此能够针对相应性格给出相应的回应。会议有序且在规定时间里有了决策。 与会者的职责： ▲会前：了解议程；明确主题及目的；确认与自己相关的内容；应该持什么观点；用什么材料作为论据；明确会议时间和地点。 ▲会议期间：注意倾听；积极参与会谈；对所讨论问题充满兴趣；对自己工作的决策，计划做好记录。 ▲会后：贯彻会议精神；完成所分配的任务。 PS：如果主席不能控制会议，其中一名成员应机智地控制会议。 会议秘书的职责： ▲会前：详细检查会议日期，时间；通知成员；分发资料。 ▲会议期间：记录时间，人数，内容及报告人，结束日期。 ▲会后：写会议备忘录；核对事实；协商；分发备忘录。 案例分析：谈谈对会议主持者、会议参与者的基本要求的认识。 会议主持者： 1.明确会议主题与目的，决定会议的参与者，制定会议议程，决定会议时间，地点；考虑周到，提前准备会议所需资料以备不时之需。最好对主要与会者有一定的了解，以防面对质疑手足无措。 2.创造良好民主的氛围，调动与会者参与讨论并发表见解，控制会议的方向与进程，时间，果断作出决定，不能因过多的意见而摇摆不定。避免会议因时间太长，意见太多而失去效果。 3.要顾虑到与会人员的感受，不可太过武断，专横。 4.会议结束后，要保证所有成员都能了解会议结果。 会议参与者： 1.会前要确定时间，地点，保证准时出席。明确主题，提前了解相关资料，想好观点及理据，最好带着想法去参加。 2.注意倾听别人的观点，要提出自己的观点及论据，积极融入到讨论中，不要沉默。做好会议记录，尤其是与自己相关的部分。配合会议主持人的工作，考虑会议的进程，不要夹带私人情绪。 3.完成会议期间所分配的任务。 影响因素： ＊会议目的不明确 ＊会议持续太久 ＊简单问题复杂化 ＊发言者过于健谈 策略： ＊不搞形式主义 ＊明确会议的目的和目标