文件和资料管控程序.docVIP

文 件 变 更 履 历 表 版本 修 订 原 因 修 订 者 文件编号 日 期 00 新编制定 李小萍 SS/CX-01 2013.11.06 核准 审查 制订 1 目的 规定了质量体系文件及技术文件的控制范围和要求，确保有关场所使用文件的有效版本。 2 适用范围 适用于与质量体系有关的文件和技术文件的控制。 3 职责 3.1 管理者代表组织质检部负责质量文件的编制、修改、控制和管理。 3.2 技术研发部负责技术文件的编制、更改、控制和管理。 3.3 质量手册由总经理批准，程序文件和管理文件由管理者代表批准。 3.4 技术文件由总工程师批准。 3.5 各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管。 4 程序 4.1 文件及资料的分类及编号 4.1.1 文件及资料可分为如下几类 a） 质量手册和程序文件及其有关支持性质量文件，统称质量体系文件； b） 技术性文件（图纸、工艺规范等）及有关技术资料（外来文件）； c） 其它管理文件。 4.1.2 相关文件、记录表单的编号 4.1.2.1 质量手册、程序文件的编号为： SS / SC（CX）—XX 4.1.2.2 第三层次文件编号为： QI / XX XX—XXXX 4.1.2.3 外来文件编号为： SS / W L — X X 质量记录表单编号为： QR / CX—XX—XX—XX 4.1.3 文件分为“受控文件”和“非受控文件”。受控文件加盖“受控”印章并注分发号，“非受控文件”只进行编号。 4.2 文件的编写 4.2.1 质量手册、程序文件及管理文件由管理者代表组织有关部门编写。 4.2.2 技术研发部负责编写技术文件，包括工艺流程、检验规范、作业指导书、工艺卡等。 4.3 文件的审批 4.3.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件、管理性文件由管理者代表批准。 4.3.2 技术文件由技术研发部主管审核，总工程师批准。 4.4 文件的发放 4.4.1 受控文件的发放由质检部和技术研发部文件管理员分别进行，质检部进行质量体系文件及管理文件的发放，技术研发部进行技术文件的发放，根据文件使用范围进行发放。 4.4.2 文件领用部门/人在“文件发放（回收）登记表”上签名，领取注有分发文号和加盖“受 控”印章的文件， 每份文件都有不同的分发文号，便于追溯。 文件分发号依据原则为： 部门 分发号 备用分发号 部门 分发号 备用分发号 质检部 00 （B00） 市场部 05 （B05） 行政管控部 01 （B01） 技术研发部 06 （B06） 市场部 02 （B02） 库房管理中心 07 （B07） 生产部 03 （B03） 采购部 08 （B08） 采购部 04 （B04） 4.4.3 当需要使用文件的部门/人未领到文件时，包括采购、外协所需技术性文件，不得随意借用其他部门／人的文件复印，必须到文件管理部门办理领用手续，登记发放记录。本公 司内不得使用未加盖“受控”印章的复印件，一经发现立即由文件管理部门文管员收回处置。 4.4.4 当文件使用部门／人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门文管员办理更换手续，交回被损文件，补发新文件。新文件的分发文号仍沿用原文件分发号，文管员将被损文件销毁并填写“文件销毁申请单”和“文件销毁清单”。 4.4.5 当文件使用部门／人将文件遗失时，应按4.4.3条办理申请领用手续，文管员在补发文件时应给新的根据备用分发文号，重新补发此份文件。遗失文件找回时，文件使用部门应立马交回遗失文件至文管员作废处理。并注明遗失文件的分发号作废。 4.5 文件的更改（修改） 4.5.1 体系文件的更改（修改） a） 当文件需修改时，应由文件修改提出人或文件修改部门的经理填写“文件更改申请单” 说明修改原因，对重要的修改还应附有充分的证据。 b) 文件修改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人 根据背景材料进行审批。 c) 文件修改批准后，由质检部实施修改，在原文件修改处用下“___”线标识，文件修改应 注明修改内容和修改生效时间，并按“文件发放（回收）登记表”的名单发放修改后的 文件以及“文件更改通知单”，同时收回旧文件并加盖“作废”印章。 4.5.2 技术性文件（图纸、工艺等技术文件）更改应按《设计和开发控制程序》规定进行控制。 4.6 文件的换版与作废 4.6.1 文件经多次修改（修改状态从0到5时）或文件需进行大幅度修改时，