事档案保管制度10.docVIP

事档案保管制度 1 范围 本制度规定了人事档案保管的内容，以及人事档案利用的管理。 本制度适用于公司所有人事档案的管理。 2 定义 本制度所指人事档案系公司管理人员、专业技术人员、员工的简历表、自传、各种鉴定、考核材料、政治历史问题的审查结论，职务的任免，工资晋降、入团、入党资料、学历学习资料及工作业绩考核、专业技术职务的确认等。 3 管理职能 人事档案管理员是负责人事档案管理的具体责任人，人事档案管理部门是负责人事档案管理的归口部门。主要职责包括：负责保守档案机密，对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密；维护人事档案材料完整，防止材料损坏；便于档案材料的使用。 4 管理内容与要求 4.1人事档案的保管。建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键，其基本内容包括五部分：材料归档；档案的检查核对；档案转递；档案保卫保密；档案统计。 4.1.1材料归档。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 4.1.2检查核对。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： a) 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后； b) 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失； c) 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 4.1.3档案转递。档案转递是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下： a) 取出应转走的档案； b) 在档案底账上注销； c) 填写《转递人事档案材料的通知单》； d) 按发文要求包装、密封； e) 转递遵循的原则：在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 4.1.4 档案的保卫保密 a) 要设专人负责档案的保管，应具备必要的存档设备； b) 档案室备有必要的防火、防潮器材； c) 库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品； d) 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合； e) 无关人员不得进入库房，严禁吸烟； f) 离开时关灯关窗，锁门。 4.1.5 档案的统计。人事档案统计的内容主要有： a) 人事档案的数量； b) 人事档案材料收集补充情况； c) 档案整理情况； d) 档案保管情况； e) 利用情况； f) 库房设备情况； g) 人事档案工作人员情况。 4.2 人事档案的利用 4.2.1 利用方式 4.2.1.1借出使用。公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 4.2.1.2 出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 4.2.2 利用手续 为维护人事档案完整安全，利用人事档案时，必须办理以下手续： 4.2.2.1 查阅手续： a) 申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况； b) 查阅单位(部门)盖章。负责人签字； c) 人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，理由充分，手续齐全，则给予批准。 4.2.2.2 外借手续： a) 由借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 b) 由借档单位(部门)盖章，负责人签字。 c) 由人事档案部门对其进行审核、批准。 d) 进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。 e) 归还时，及时在外借登记上注销。 4.2.3 出具证明材料的手续 单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续： a) 由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 b) 人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料； c) 证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 5 检查与考核 5.1 本制度执行情况由人力资源部检查与考核。 5.2 本制度检查考核结果与经济责任制挂钩。 附加说明： 本制度由公司人力资源部提