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修辞与商务报告 商务文书写作汇总整理 一.按形式来划分： 1固定格式的商务文书（：通知、报告、请示、批复、会议纪要、邀请信、总结） 2.非固定格式的商务文书（电子邮件） 二.按内容用途来划分： 1.通用的商务文书（通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告） 2.礼仪性的商务文书(贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信) 商务文书写作的作用: 其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。 商务文书写作的关健核心内容：1.商务文书的写作步骤以及相应的重点；2.商务文书的写作技巧；3.商务文书写作的注意事项；4.商务文书写作应掌握的范例。 商务文书写作的特点： 1.简明2. 准确（3.朴实4.庄重5.规范 商务文书写作的要素： 主旨（中心思想：正确，务实，集中，鲜明）、材料（收集要多，选择要严，使用要巧）、结构（具有良好的结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式）、语言（如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。风格平直朴实庄重，表达规范准确简练） 商务文书写作的步骤：1.制定正确的行动目标（1.被动目标与主动目标2.将被动目标转化为主动目标）2. 决定文章的正式程度3.决定文章的总体风格4.选择文章的层次结构5.列出文章的大纲6.撰写初稿 一.正式程度的判定依据：.正式指数：1.特别了解目标读者2.上下级3.好坏消息。三个问题得分这和趆低，相应的文书趆正式。 二.正式程度的表现：1.形式：媒介形式：电子邮件、书信或便签 正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬及行文正式的电子邮件。非正式：一般的电子邮件、便签。2.称呼3.语气 把握总体风格的依据：游说矩阵 简单型：罗列事实、短文即可、通知性质 说服型：多次沟通、强调利益所在、较长篇幅 解决问题型：有问有答、较长篇幅 艰难型：不值得花费精力 商务文书写作的技巧：（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力二）努力做到“读者为尊” （三）进行有效的反馈（四）增加商务文书的紧迫性（五）增加可信度（六）做到行文简洁（行文简洁的方式：1.采用电报文体2.另加附件3.词句力求简单精炼4.多用主动语式5.适当运用缩略语） 增加时间紧迫性的方法：1.时间的规范性2.时间的精确性3. 时间的通用性（① 商务文书中一律要使用公元的全称② 在商务文书落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式③ 尽量不要用农历；④ 注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则。） 文章的层次结构：1.连贯式：是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开（前因后果、发展脉络：报告（工作，事故调查、工程、安装程度说明书））； 2.并列式商务文书层次与层次之间是并列的关系。也可以被称为“天鹅下蛋式”（报告、总结以及建议书）3.分析问题式：实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。（“只有结果”：批复、指示以及命等。“提出问题并分析问题”：情况简报。“提出问题并解决问题”，公告和通知。“提出问题、分析问题，最后解决问题”：指导性的通报和决议。）4.问答式就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇（企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南）。5.行动结果式就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。 情感指数的内涵：对读者的关注程度，是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），在商务文书中应尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。 增加情感指数的方法1.增加第二人称代词2.增加第三人称的专有名词3.增加读者的姓名4.增加对读者的暗指，对祈使句的使用。 读者为尊”的内涵是运用情感指数提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。读者为尊”要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。最先提及读者而非自己”的原则。 不同的反馈会收到不同的效果，具体有以下几种类型：1.正面反馈2.修正性反馈3.负面反馈和没有反馈 如何使文章更加规范：（一）数字的使用规范（二）部分结构层次叙述的规范性（三）计量单位的使用规范（四）综合校对的注意事项（五）词语的使用规范（六）标点符号的使用规范 标点符号的种类：分为点号和标号两大类： 点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号为“句末点号”；而逗号、顿 号、分号和冒号为“句内点号” 标号包括了以下9种：① 引号；② 括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种；（表示一个文件的正式