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探讨物业管理文件资料的送达和签收
探讨物业管理文件资料的送达和签收
探讨物业管理文件资料的送达和签收提要:那么,在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节,才能尽可能的规避法律风险呢?一、关于通讯地址和联系人的问题
源自物管手册
探讨物业管理文件资料的送达和签收
周勇/《深圳物业管理》/2017年第7期
作为物业管理从业者,熟知物业管理法律知识可以使我们很好地与发展商、客户进行沟通交流,对日常工作帮助很大。下面我们就一起去探讨两个在物业管理中经常遇到的案例。
案例一:入伙后,管理处接到房屋质量问题的报修,经过现场查看,初步判定是施工质量问题,工作人员填写《工程质量问题通知单》告知施工单位、请施工单位负责人签收。这个签收是否有效?几年后,该单能否做证据使用、效力如何?
案例二:某小区入伙将近2年,有几户业主一直没有来办理入伙手续。管理处想给业主寄发催费通知单,就按照发展商提供的业主身份证复印件上的地址寄发了催费通知单。请问,按这个地址寄发的催费通知单是否合适、是否具有法律效力?
案例一涉及文件资料的签收问题,案例二涉及文件资料的送达和通讯地址问题,这都是在我们日常工作中最常见、经常发生的事情。对于上述提问,大家似乎不假思索的就能给出答案,“施工单位负责人都签字了,单据肯定有效!身份证上面的地址是户籍所在地,肯定具有法律效力!”
但事实呢?我们看看律师给出的专业意见。
案例一:经过一段时间(如几年)后,管理处如何证明该签字人员是施工单位的负责人?即便证明了签字人是施工单位的负责人,但又如何证明该签字是其本人的签字?
案例二:律师给出的意见是,按身份证上登记的地址寄送函件不一定有效!因为身份证上的地址是户籍所在地,但通常人们的经常居住地、实际居住地与户籍所在地存在不一致的问题。而且,在商品房买卖合同中都会约定业主的实际通讯地址,该地址才是最具有法律效力的联系地址!管理处寄发函件应往业主留存在买卖合同中的地址为准。
那么,在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节,才能尽可能的规避法律风险呢?
一、关于通讯地址和联系人的问题。
1、新项目入伙前,以发展商整理登记的地址为准(如发展商寄发《入伙通知书》的地址)。
2、新项目办理业主入伙时,请业主重新登记最新的通讯地址(在登记表上,应注明,该通讯地址作为日常联系使用,具有法律效力),并请业主提供电子邮件地址。
3、如业主没有办理入伙手续,待入伙过程结束后,向发展商确认业主的通讯地址(该地址一般以商品房买卖合同上的地址为准,如业主更改了通讯地址,应以最后登记地址为准,并复印该合同和文件存档)。
4、如业主办理了入伙手续,但没有居住在物业小区内;如向业主发函,可以同时向小区内的业主房屋地址、登记的通讯地址、身份证地址等寄发函件。
5、对于工程维保单位。可在入伙前,物业公司与所有施工单位签订一份书面协议(或采用《会议纪要》形式),约定各个施工单位负责接收《维修通知单》负责人,并请负责人人在协议上留取签字样本。或者,请发展商要求各施工单位发函给物业公司、管理处,明确施工单位接收《维修通知单》的负责人及签字样本。
6、对于其他供方、合作方及关联方等,可在合同、协议文本中(或另行起草协议)约定双方的通讯地址、联系人、联系人签字样本及联系电话等内容。
二、关于文件资料的送达和签收问题。
送达是法律术语,是指人民法院依照法律规定的程序和方式,将诉讼文书送交当事人或者其他诉讼参与人的行为。目前我国法律没有对通知、往来函件等非诉讼类文件的送达做出规范,但在实际工作,文件资料送达是很多很频繁的,如工程维修通知、催费通知、与发展商的往来函件等,这些文件资料如在日后涉及到诉讼、仲裁等法律程序,就需要举证人证明文件资料已送到收件人手中。但通常我们认为实实在在是对方签收文件资料,在律师眼中不堪一击、没有什么证据力。除本文最初列举的第2个案例,还有以下常见的不太具有证据力或证据力很弱的情况,如:
1、向业主送达催费通知单、装修整改通知单等不利于业主的文件资料,业主往往拒签、或者是由业主家庭成员签收的。
2、将催费通知单、装修整改通知单等文件资料贴在业主家的大门上,然后附加当日报纸(着重突出报纸日期)拍照存档,作为证据。
3、将催费通知单、各类通知等资料直接投递到业主信箱中。但事后查找《前期物业服务协议》、《物业服务合同》、《管理规约》等文件资料中都没有业主同意或认可、将业主信箱约定成法定通讯地址的约定内容。
4、发展商或相关单位发函。(1)使用传真方式,但没有合同或协议约定传真号码。(2)有书面签收的,但签收人不是合同或协议约定的签收人,或者书面签收人不是单位的法人代
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