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物业管理公司文书管理标准作业规程(五) 物业管理公司文书管理标准作业规程提要：落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名 物业管理公司文书管理标准作业规程 目的 规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。 适用范围 适用于物业管理有限公司及下属管理处各部门的文书管理工作。 职责 总经理负责所有发文审批。 部门经理负责本部门文件的拟制与审核。 行政部主管负责公司文件格式及内容的审核，用印管理。 行政部文员负责公司文件收发及归档。 管理处经理负责管理处文件审批。 行政部负责文件的打印及文号的管理工作。 程序要点 格式。 种类。 a)按《国家行政管理与处理办法》有关规定要求，常用行政文书包括：命令、指令；决定（决议）；指示；公告、通告（布告）；通知；通报；请示；批复；函；会议纪要；计划；总结。 b)根据物业管理特点，可引人以下文件类别： --上行文：请示、报告、计划、总结； --下行文：批复、决定、通知、通告、通报； --平行文：函、会议纪要。 文件标题： a)行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则； b)标题统一使用2号黑体字，放在纸间隔线以下，文号上方居中位置。 发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容。 a)根据发文顺序及发文时间对文件编号。 b)物业管理公司文号作为以下统一规定。 --物业公司文号： ××发［×××××］××号 文件序号 发文日期，前两位为年份 公司代号 如：物发[000430]15号，是指物业管理有限公司2000年4月30日所发的公司第×个文件；物管发「001121」92号，是指物业管理处2000年11月21日所发的管理处第92号文件。 c)文号统一使用5号宋体字，放在文件标题下一行的偏右位置。 d)公司文号由行政部统一管理。 e)发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。 秘密等级和紧急程度，用来确定发送方式及办理速度： a)普通文件不加注明； b)秘密文件必须在文件的左上角位置注明”秘密”字样； c）急件必须在文件的左上角位置注明”急件”字样； d)为示区别，一般用红色字体进行标注，统一使用2号宋体字。 主送机关。是指用来处理或答复中有关问题和有关事项的机关： a)应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用”冒号，’； b)主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列，中间用”顿号”隔开； c）根据文件内容量，一般选择使用4号或小4号宋体字。 正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚： a)正文文字一律自左而右横排； b)要合理地划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字； c）正文字体与主送机关保持一致。 附件。通常指随正文发出的补充说明材料： a)如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明”附件：×××”字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的，无须注明； b)要写明附件的全称； c)附件字体与正文相同。 落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身份）署名： a)落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置； b)如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行”（此页无正文）”字样； c)落款字体与正文相同。 日期： a)一般应写发文日期； b 物业管理公司文书管理标准作业规程提要：落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名 )会议通过的文件应写会议通过的日期； c)重要的文件应写签发的日期； d)日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。 盖章。是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般情况下文件都应加盖印章（单位经理署名除外）： a)盖章应在打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手并登记； b)印章应盖在落款和年月日中间，即”骑年盖月”位置。 文尾。指落款以下的页面部分，位于末页下端