物业财务内控制度.doc

物业财务内控制度 本文提要：公司各部门所签合同必须到行政部及财务部备案，财务部根据合同规定及相关票据进行付款准备。如果合同中途发生变更，应提前通知财务部。 一、财务支出管理 费用的请领 、现金的领用:现金借款人需填写借款单、付款申请单或业务招待费申请单,先由本部门负责人签字,再由财务部负责人和执行总经理审核、签字后,到出纳处领款。现金借款人在借款前必须结清以前的借款,否则不准续借。 2、支票的领用:领用支票时需填写借款单或付款申请单,先由本部门负责人签字,再由财务部负责人及执行总经理审核、签字后,到出纳处办理支票领用登记手续,手续齐备才能开具支票。 领用支票后要及时凭有效凭证报销,每月二十日前领用的支票,必须在月底前报销;每月二十日以后领用的支票必须在次月十日前报销。 费用的报销 、公司的所有开支必须事前征得执行总经理的同意,并严格按照指定的标准进行开支。 2、报销程序:填写费用报销单--部门经理审批--财务经理审核--执行总经理审批--总经理审批--返回财务部--结帐。 3、擅自开支和超越领导批示限额的开支不得报销。 4、费用开支后,当事人必须在票据上注明开支明细或事由。 5、每周二、三、四为日常费用报销日,财务部在周二前做好现金准备。 6、领导审批报销的时间为每周四、五下午工作时间的最后一个小时。 有关费用的说明 、费用在1000元以上者,原则上使用支票支付。 2、所有职员的出租车票原则上不准报销,因公外出可以报销公交车票。 3、公司的以下物品由办公室统一购买,所发生的费用由办公室统一报销: 书; 办公用品; 日用品、百货、饮料、食品; 固定资产、低值易耗品; 药品; 礼品,由于工作需要所需礼品一律由行政部统一购买,需要礼品的人员,事前把手续齐备的申请单交行政部负责人,领用时填写领用登记表。 4、公司各部门所签合同必须到行政部及财务部备案,财务部根据合同规定及相关票据进行付款准备。如果合同中途发生变更,应提前通知财务部。 5、财务部审查费用开支的真实性,对于虚报假报的行为公司将视情节轻重进行处分或处罚。 二、差旅费用报销管理 原则 、出差之前必须填写《出差申请表》,交部门经理或主管副总批准,交行政部备案,《出差申请表》作为差旅费报销的必须文件。 2、每一位员工均须填写差旅费报销单,详细说明每一项开支。 3、只有与公司公务有关的费用发生,公司才予以报销。用于个人的娱乐消费、体育活动、美容美发、酒店客房的酒吧、酒水的消费等不在报销之列。 4、私人旅行不能与公务出差混在一起。如果私人旅行发生在公务出差之前或之后,则私人旅行的费用必须与公务出差的费用分离。 差旅标准和出差补助 、员工在市内出差,市内交通费经行政部审查后按实报销。 2、长途出差按以下标准报销: ● A类城市指直辖市、沿海城市,其他城市为B类城市。 ● 出差补助包含了临时延长工作时间的加班补助费用以及日常的交通费用,所以该等费用不再报销。 ● 次阶人员陪同高阶人员或客人出差的,其住宿标准可以按高阶人员或客人标准报销。 ● 若一人以上出差到同一地方,同性别员工应同住一室。为了便于工作,公司领导不适用此款规定。 餐费 ●出差用餐补助为每天40元,分为:早餐10元、中餐15元、晚餐15元; ●报销餐补时,应根据出发及返回时间合理地申请; ●若项目公司提供用餐,则不得申请用餐补助; ●若有交际应酬餐则不得报销当日的中餐或晚餐。 差旅费报销审批程序 、预借款:出差人员如果需要,可按出差地点和出差时间填写“借款单”,经所在部门经理签署意见后,按公司借款审批权限报批。 2、报销:每一位出差员工须填写《差旅费报销单》,并详细说明每一项目的费用开支。所有开支都必须提供原始发票及酒店明细账单以证明此项开支已经发生,特殊情况可酌情处理。 出差人员回公司三日之内应将需报销单据按规定填好交到相应的部门经理处待审批、报账、按公司规定的审批权限报批。 违反以上规定,财会人员有权拒绝报销或要求重新办理报批手续。 票据及预领款丢失 、所有预领款一经预领,应有专人负责保管,发生丢失由保管人负责。 如发生任何票据遗失,员工应提供适当的说明报告、或其他足够的证明文件,公司可给予认可和报销。 三、通讯费用管理 公司要求所有员工自备通讯工具。对给予通讯补贴的员工必须确保手机每天8:00-24:00间处于开机状态,司机、部门经理和重要岗位人员工作日24小时开机,周六、周日不关机。 、总经理、执行总经理每月实报实销,总经理助理每人每月最高限额600元,限额以内实报实销,超出部分自理。 2、部门经理、部门副经理每人每月最高限额200元、限额以内实报实销,超出部分自理。开发部经理、推广部经理、综合管理部经理、采购部经理每人每月最高限额300元,由外省市股东或总部派来人员每人