5接待预约和未预约的来访个人.ppt

任务分析 　　不论是有预约的接待，还是没有预约的接待，秘书都要以良好的职业形象热情接待，因此首先要了解迎送来访者的礼节知识和掌握一般接待的程序；其次按要求热情接待每一位客人，填写好来访登记表。 介绍的内容主要是被介绍人的单位、职务和姓名，应尽量简洁明了，不要过分渲染其他内容。 礼貌地以手势帮助介绍，手臂向被介绍者微伸，手心向上，伸手掌而不要用手指。 细心记住别人介绍给你的每一位。 引见完毕，作为秘书，稍事服务，微笑推出关门。 （3）互换名片 公务活动场合 社交活动场合 （头衔不宜太多，名字字号最大) （显示个人喜好品位) 　　名片应置于名片盒或名片夹中， 以示尊重。不可直接放在衣袋或 钱包中，以免折损。 　　 女性可以把名片夹放在手提包内，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。 （三）接待的程序及要求 任务实施 1、心理准备 　　日常工作中，秘书常常会同时处理几件事务，特别是接待工作，应注意热情、礼貌、周到地接待有预约的常经理一行及未预约的两名客人。 2、整理接待室 （1）请其他秘书工作人员协助整理、清洁接待室打扫卫生，打开空调，保持适当温度。摆放鲜花及绿色花卉，另接待室美观，舒适。 （2）准备有预约接待的相关材料及物品。 　将与预约接待相关材料提前准备好并放置桌上。茶具、茶叶、饮料放置到位。 3、主动迎接和问候 （1）当常经理到来时，就迎上前去，热情问候。“您好，欢迎您的来访！”填写来访登记单，了解情况。 　　当了解到对方就是常经理时，及时问候：“您就是常经理啊，我马上通知张总。” 因常经理提前到达，请常经理到休息稍事休息，端茶倒水，提供公司宣传材料。到预定时间后，引领客人到会客室。 （2）引领客人 明确告诉客人要去的地点 “我们经理正在等您，我带您去二楼会客厅，这边请。”引领时注意提醒客人楼梯状况。边走与客人寒暄。 （3）进入会客室 将客人引进会客室，指引座位并沏好茶水。 （4）送客 　　礼貌送客，帮客人拿衣物，送至门口，注意礼貌用语：“请走好”。 《秘书实务》国家精品课程 课程负责人：禹明华 课程主讲人：周妮、刘婕 项目二 接待来访个人和团体 模块二 秘书办事模块 任务一 接待预约和未预约的来访个人 [知识目标] 1、迎送来访者的礼节要求 2、接待的程序及要求 3、接待记录表的设计要求能够迎送来访者 [能力目标] 1、能够接待来访者； 2、能够设计和填写接待记录表 [教学重点] 预约接待和未预约接待 [教学方法] 讲授法、示范法、模拟法、案例法 任务导入 天地公司最近几年不断研发新产品，业务发展迅速，前来洽谈事务或参观学习的人员不断增多，经理秘书高山随时都可能会遇到各种各样的来访者，今天是2010年8月25日（星期一），高山上班后查了下工作日志，公司张总上午8点半参加公司重要会议，10点半将与华强公司常经理商谈新开发的电子产品的合作事宜。 正在他忙着准备相关材料和接待物品时，常经理因工作顺路提前到了……才送走了客人，又来了两位要求见经理的其他公司的人员…… （一）接待来访的定义 接待来访是商务活动中经常性的一项工作。特别是日常接待，多是因工作或业务需要，做临时短暂的来访。不管是有预约的还是没有预约的，秘书都应诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事，既要满足客人的需求，又要树立和维护组织的形象和利益。 相关知识点分析 平时的准备工作 迎送来访者的礼节 2、注意事项 接待的程序及要求 （一）做好接待前的准备工作 平时的准备工作 思想心理准备 物质准备 诚恳的态度 合作的精神 业务知识能力准备 环境准备 （前台、会客室） 办公用品准备 （电脑、投影仪） （二）迎送来访者的礼仪 自我介绍与为他人介绍 握手 互换名片 恭送来访者 交谈 （1）自我介绍与为他人介绍礼仪 P172 站立介绍（问候语、所在组织的名称、自己的姓名与身份），尽量不要背对任何一位。 引见介绍的顺序：从主客顺序讲，先介绍主人；从年龄身份上讲，先介绍年轻的或者身份低一些的；从性别上讲，先介绍男性。从时间上讲，先介绍将晚到者；