公司费用报销管理制度(完整版).pdf

帝费自动化工程技术 （上海）有限公司 DWFC 员工报销管理制度 第一章 总则 第一条：为了加强公司内部管理，完善财务制度，规范公司费用报销流程，合理控制费用支 出，特制定本制度。 第二条：本制度适用公司各部门。 第二章 费用报销制度及流程 第三条：原始凭证有效性的规定 1、报销人应取得真实合法的原始凭证 （1）有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章 （如图所示）， 如缺少其中一个章，发票无效。 （2 ）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。 （3 ）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。 2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供 的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地 帝费自动化工程技术 （上海）有限公司 方消费索取发票，避免出现假票现象。 3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时（例如：紧急事件、地区偏远等），允许以 其他发票代替（以下称为：替代发票），可用来作为替代发票的发票种类有：各类公共交通 车票、火车票、机票行程单、住宿正规机打发票、汽车加油发票。 注：当月有替代发票或者没有替代发票将分2 种格式填列报销表。 4 、替代发票必须是和真实报销内容相同类别的发票 比如：坐黑车无发票只能用其他汽车票、火车票替代，不可用除此以外其他任何发票替代 5、所有税务机打发票必须开具我公司抬头帝费自动化工程技术（上海）有限公司，方为 有效报销凭证。 增值税专用发票必须在票面完整填列公司名称、纳税人识别号、地址电话和开户行及账号 方为合法有效的票据。 6、原始凭证粘贴规范见附件“报销单据粘贴要求”，请严格按照附件所述规范在A4 纸上认 真粘贴原始凭证，如粘贴不规范，财务部有权退回要求重做，并延发相关报销费用。 第四条：费用报销表填写及票据整理要求： 1、费用报销表（Reimbursement）填写应力求整洁美观，不得随意涂改（非电子档，需纸质 版本，需要电脑填写完毕后打印）。 2、每位员工需报销的发票、收据等需按顺序编号，与报销单所列附件编号一一对应； 3、员工出差住宿费用均需取得增值税专用机打发票，严禁普通机打发票和手撕定额发票。 4 、员工报销单及原始单据每月月底由地区/项目负责人负责按个人收集（不要混淆在一起）， 经区域经理审批通过后，由地区/项目负责人收集完毕，在次月10 号前，一并寄到上海 办公室。 5、RM/PM 需在次月5 号前同时将上月审批完毕的报销单（电子文档）发送至办公室。 第五条：当月无替代发票情况下报销单填列要求 1、当月无替代发票情况下，需填列附件“Reimbursement （正式表）”，填列样张见SHEET2 。 2、报销单椐各项目应填写完整，明细内容力求完整详细，报销单据不得涂改，填写完毕后 请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。 帝费自动化工程技术 （上海）有限公司 第六条：当月有替代发票情况下报销单填列要求 1、当月有替代发票的情况下，需要填列附件“Reimbursement （有替代正式表）”，以及附件 “Reimbursement （有替代明细表）”，填列样张见各表SHEET2 。 2、需先制作“Reimbursement （有替代明细表）”，再按照替代内容，制作“Reimbursement （有替代正式表）”。 3、“Reimbursement （有替代明细表）”，这张表上填的是每位员工每个月实际发生的费用明 细，如遇到有替代发票的情况，在括号中说明用何种发票代替以及替代的原因，明细科目按 实际报销内容归类 （和公司原来的月度报销统计表性质相同）。 4 、“Reimbursement （有替代正式表）”，这张表上需要按照后附的发票内容，按发票的实际 内容填列费用明细表，内容必须和发票一一对应，明细科目按发票内容归类。 5、如有特殊报销项目，对明细科目归类有疑问的，可以归入“其他”科目或咨询公司财务 部。 6、报销单椐各项目应填写完整，明细内容力求完整详细，报销单据不得涂改，填写完毕后 请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销（有替代发票情况下，替代发票 金额需要大于等于报销金额）。 第七条：费用报销基本流程（图表）： 帝费自动化工程技术 （上海）有限公司 第八条：报销时间的具体规定 1、为了提高费用报销工作效