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有限公司 质量管理体系 程序文件 文件名称：质量记录控制程序 文件编号：DFL5911Q-P002-3 编写部门：质量管理部 编 写 人： 日期：2006年10月10日 审 核： 日期： 批 准： 日期： 会 签 表 部 门 会签人／日期 部 门 会签人／日期 公司办 成本利益部 人力资源部 质量检查部 管理部 生产部 财务会计部 底盘一车间 技术开发部 底盘二车间 客车研究所 客车一分厂 销售贸易公司 客车二分厂 物流部 1 目的和范围1.1目的 1.2 范围 2 术语3 相关文件DFL5911Q-S023-2007 《计算机信息管理办法》 4 职责 4.14.2公司各部门负责对本单位记录的确定、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等做出规定，并组织实施和控制。 4.3管理部负责记录式样的印制管理工作。 5 工作流程及控制要点5.2.1 记录的标识： 5.2.1.1 记录的统一编号是记录标识，同一记录格式只能有唯一的编号，记录的标识在记录的右上角。 5.2.1.2 公司质量记录的编号规则：对应的程序文件编号或管理标准编号（要去掉版本号）＋质量记录的代号R和记录表单的顺序号（两位数）＋版本号（用A、B、C等表示）和修订状态（用0、1、2等）。如：DFL5911Q－P001-R01-B0表示“东风客车底盘有限公司第一号程序文件中的第一张记录表单”的编号，该表单为第二版，目前没修订。 5.2.1.3记录的形式可以是手写的、打印的或缩微胶卷，也可以是电磁记忆装置或其他数据媒质。 5.2.2 记录的格式及式样 5.2.2.1各部门根据工作需要自行设计所需记录的格式及式样或直接采用上级单位规定的记录格式及式样（包括编号）。在设计、使用记录时，应当使用国家法定计量单位，符合国家法律、法规和技术规范的要求。 5.2.2.2各部门将设计和使用的质量记录式样进行汇总，由本部门负责人审批后报质量管理部审查并统一编号、备案，纳入公司质量记录清单。 5.2.2.3 记录式样的印制：由使用部门提出需求，报管理部审批、实施。 5.2.2.4 各部门如需对记录的格式和式样进行更改，按《文件控制程序》中有关文件更改的规定执行。 5.2.3 记录的填写 5.2.3.1 手写记录使用蓝（黑）墨水笔或圆珠笔填写，书写应整洁、规范、清晰。 5.2.3.2 记录填写要及时、真实、准确、完整，不得随意涂改；若因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目用单杠线划去；若因笔误或计算、统计错误等原因，需要修改原数据，应采用双杠线划去原数据，在其上方空白处填写正确数据，并在杠改处加盖更改人的印章或签名并标注更改日期。 5.2.3.3记录人、相关人员应在所填的记录上签名，对不适合签名的记录，应有可识别的人员信息，确保记录的完整性和有效性。 5.2.3.4 输入计算机管理的记录必须备份，防止计算机故障或误操作致使数据丢失。 5.2.3.5 记录填写的特殊要求按相关程序文件执行。 5.2.4 记录的收集和归档 5.2.4.1各部门负责收集和整理本部门使用的记录，建立部门质量记录清单，并指定专人负责记录的管理。 5.2.4.2 军品的记录应能提供军品实现过程的完整质量证据，并能清楚地证明产品满足规定要求的程度。记录应尽可能地给出定量的数据或可进行等级差别评价的有关信息。 5.2.5 记录的检索： 各部门应根据记录的种类、数量等情况，将记录按月、季或年度装订，并进行编目，分类存放，以便检索。 5.2.6 记录的借阅与复制： 记录一般不允许外借或复制，如确需借阅或复制，应经相关部门负责人批准，办理借阅或复制手续并做好记录。如有属保密范畴的记录需外借或复制，必须经主管领导批准，办理借阅或复制手续，借阅后及时归还。 5.2.7 记录的贮存和保护： 5.2.7.1 记录应在适宜的场所和环境条件下贮存，便于存取和查找，并使记录在保存期内保持清洁、清晰，防止霉变、虫蛀、污染或损伤。另外，应采取必要的安全防范措施，确保记录不丢失或发生其他意外情况。 5.2.7.2 使用计算机进行贮存和管理的记录,按《计算机信息管理办法》执行。 5.2.8 记录的保存期限 5.2.8.1 各部门应对所有与质量管理体系运行有关的记录在相应的文件中明确其保存期限。 5.2.8.2 记录保存期限的确定原则： a) 当国家、行业或法律、法规对某项记录有要求时，按有关规定确定保存期限，并与产品寿命周期相适应； b) 上级部门、公司或顾客有要求时，按规定确