企业文件控制程序.doc

广 州 宏 达 工 程 顾 问 有 限 公 司 PROJECT MANAGEMENT CONSULTANCY 2011D1版 文件控制程序 WT/QEOP04-01 目 录 1、目的……………………………………………………………（1） 2、适用范围………………………………………………………（1） 3、引用文件 …………………………………………………（1） 4、职责分配 ……………………………………………………（1） 5、工作程序 ……………………………………………………（1） 6、相关/支持性文件 ……………………………………………（4） 7、相关记录 ……………………………………………………（5） 8、记录表格 ………………………………………………（5） 编制人： 审核人： 批准人： 1.目的 本程序的目的是对与质量环境与职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，规范公司文件资料的立卷、归档程序及档案移交手续，提高档案管理水平和工作效率，确保各相关部门、场所使用的文件均为有效版本，防止误用失效或作废的文件。 2.适用范围 本程序适用于公司质量环境与职业健康安全管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。 3.引用文件 GB/T19001-2008/ISO9001:2008《质量管理体系要求》。 GB/T24001-2004/ISO14001:2004《环境管理体系要求及使用指南》。 GB/T28001-2011/OHSAS18001:2007《职业健康安全管理体系要求》。 公司WT/QEOM00-03《管理手册》2011D1版。 4.职责分配 总办负责公司文件及公司《受控文件总清单》的归口管理，并对各部门文件控制进行督促检查。 总经理办公室负责公司行政管理文件的编制、执行和管理。 各部门负责本单位文件的编制、执行和管理。 项目组负责在建项目文件资料的编制、执行和管理，并接受工程管理中心的检查管理；在项目结束后，项目组应及时整理项目资料交回公司，档案室负责对其检查、签收、立卷及存档。 经营合同管理中心负责公司所有合同的编制、执行与管理。 网络管理员配合各部门将需要存档的历史电子资料刻录成光盘，建档存放。 5.工作程序 文件分类 文件的分类（一）： 管理体系文件；主要包括《管理手册》、《程序文件》、《支持性文件》（公司质量管理文件与项目专用文件）。 外来文件；主要包括法律、法规等政府管理性文件、技术标准、规范、强制性条文； 公司与自身部门管理文件；主要包括公司行政管理文件、本部门的管理文件； 部门的质量环境与职业健康安全管理运行记录资料； 项目实施过程质量环境与职业健康安全控制文件、记录及质量环境与职业健康安全管理体系运行记录。 文件的分类（二）： 公司管理体系的所有文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。 文件的分类（三） 文件可以是任何媒体形式（书面、拷贝、电子媒体等）。 文件编号： 管理体系文件编号按《管理体系文件的编写指南》的有关规定； 外来文件按文件本身自带编号为准； 公司行政管理文件编号按《公文编号及发文格式的规定》编写； 公司合同及合同催款函编号按《经营合同管理程序》相关规定编写。 文件的编写及审批 《管理手册》和《程序文件》由总办组织各部门所有关人员编写。《管理手册》由总经理批准，《程序文件》由管理者代表审批。 《支持性文件》中的作业指导书、工作制度、管理规定等，由总办、各管理部门组织编写，总办、各管理部门负责人审批，必要时主管副总经理批准。 公司行政管理及各部门的管理文件由相应主管部门组织编写，部门负责人审阅，总经理审批，公司统一发文后执行。 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 文件收发 《管理手册》和《程序文件》、《支持性文件》在组织内部使用时为“受控”版本，并盖上受控号，提供给其他单位或顾客（业主）时为“非受控”版本。发放时均应盖“受控”和“非受控”章，且登记受控号和去向（签收）。 公司管理文件和外来文件收发均应有登记，工程管理中心向各部门发放和各部门向使用人员和项目组发放时，均应填写《文件和资料收发、记录表》，领用者应在登记表签收，收文作相应的收文登记。 当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件沿用原来受控号，破损文件由原发文单位收回。 当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作废。 提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。 文件的更改 严格控制管理体系文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总办填写《文件更改单》，更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等。并按原来的审批程序由原审批人审批后实施，若由其他人审批时，