企业文件格式规范.doc

文件格式规范要求 目的： 有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转. 文件编号结构 文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接 第一部分：公司名称缩写（大写XDF） 第二部分：文件管理体系 第三部分：文件级别 第四部分：文件发文的年份加[]（四位数表示[XXXX]） 第五部门：文件发文编号（三位数表示XXX，在每年1月1日自动归零。） 各部分表示方法： 第二部分 代号 体系名称 SMS 安全管理体系Safety Management System EMS 环境管理体系Environmental Management System CMD 综合管理体系Comprehensive management department QMS 质量管理体系Quality management system 第三部分： 代号 文件级别 范围说明 01 一级文件 管理手册 02 二级文件 程序文件 03 三级文件 作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用的文件四文件表单、记 文件结构 格式规范 具体说明 封面 标题 黑体小初号，加粗 副标题 黑体一号 文件主体 标题 黑体二号字，加粗 段落标题 一级标题以汉字（一、二、三等）标注为宋体四号字，加粗； 二级标题以数字（1、2、3等）标注为宋体四号字， 不加粗； 三级标题以数字加括号（(1)、(2)、(3)等）标注为宋体四号字，不加粗 正文 宋体小四号字 英文和数字均使用宋体小四号字 行距 文件全文行距设置为1. 5倍行距 附件 宋体小四号字，居左 正文附属材料的顺序和名称的标注 发文单位 宋体小四号字，居右，加粗 发文日期 宋体小四号字，居右，加粗 使用中文数字，例：二○一五年一月一日 附注 宋体小四号字，在发文日期的左下方，“（附注）”2字加括号 用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语；发至级限，有时也以附注的形式来说明 文尾 分割下划线 粗细0.75磅，与文字宽度平齐 报送 宋体，小四，居左 指除主送单位外需要执行或知晓文件内容的其他单位或部门 页面设置 页边距 上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米 页眉页脚 文件的页眉靠左为公司LOGO;页脚格式正中均为数字“第N页，共M页”，使用宋体小五号字 封面示例： 江苏新东风化工科技 有限公司 XDF-□□□-01-[2015]-001 管 理 手 册 编制 审核 审批 二○一五年一月一日发布 二○一五年一月一日实施 文件存档规定 ⑴文档除流程、计划使用EXCEL文档方式存档外，其他均以WORD文档为基本存档方式进行存档。 所有文档必须经审批后由行政人事部进行存档备案。 每份文档编号具有唯一性，不得存在重复。 □□□—□□□—□□—□□□□—□□□ 公司名称缩写 文件管理体系 文件级别 文件年份[XXXX] 文件编号XXX