第六章办公室事务管理.ppt

档 案 第三节 文档管理 学习目标：学习档案利用工作的要求，了解档案利用者的需求，掌握档案利用方式，能指导下属编写档案参考资料。提供档案利用并管理好电子档案。 一、档案利用 （一）相关知识 1、档案利用的含义 档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。档案利用工作可以区分为提供档案利用和理用档案两个概念。提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。 2、档案利用的要求（略） （二）工作程序 1、熟悉库藏 包括了解档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。 2、分析利用需求 （1）决策人员的档案需求（2）基层管理者的档案需求 （3）科研人员的档案需求（4）工程技术人员的档案需求 3、选择档案利用方式 （1）阅览室提供利用（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）制发档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）档案展览 4、获取档案 5、提供档案 （三）注意事项 利用工作是档案工作的根本目的和中心任务，对档案工作的发展有决定性影响。 96、档案利用工作是档案工作的（?）。? A、根本目的? B、影响因素? C、中心任务? D、基本条件 答 二、档案参考材料的编写 （一）相关知识 1、档案参考材料的含义 档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。 2、档案参考资料的编写要求 选择准确典型的材料。编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性。 （二）工作程序 1、确定编写档案参考资料的种类 （1）大事记。大事记是按照时间顺序，简要记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。大事记主要由大事时间和大事记述两部分组成。大事时间一般要求 55、利用档案编写的反映一个单位或某方面基本情况的数字材料是（?）。? A、基本情况汇集 B、统计数字汇集 C、单位情况汇集 D、档案专题汇集? 63、电子档案信息可以不受时间和空间限制通过网络传播的属性是（?）。? A、共享性?B公开性? C、公众性? D、空间性 答 答 99、组织沿革的内容包括（?）。? A、单位性质? B、单位性质? C、机构大事? D、会议纪要? 102、档案咨询的类型有（?）? A、参考咨询? B、技术咨询 C、一般性咨询? D、专门性咨询? 答 答 祝学习进步！ 2．零基预算法　　零基预算是以零为基数编制的预算。它的全称叫做“以零为基础的编制计划和预算的方法”。这种方法在编制预算时是从零开始，以零为起点，根据组织目标，重新审查每项活动对实现组织目标的意义和效果，并在费用—效益分析的基础上，重新排出各项管理活动的优先次序。 零基预算的优势在于：①有利于管理层对整个活动进行全面审核，避免内部各种随意性费用支出。②有利于提高主管人员计划、预算、控制与决策的水平；③有利于将组织的长远目标和具体目标以及要实现的效益三者有机结合起来。 第五节?信息管理 学习目标 通过学习信息开发、利用、反馈的特点、形式，熟悉信息编写的步骤与类型，掌握信息开　发、利用、反馈的方法与要求，能够指导办公室文员加工、编写、利用、反馈信息。 一、?信息的开发 （一）?相关知识　　1.?信息开发的含义　　信息开发是对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。 2、?信息开发的层次 一次信息开发，主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率。例如剪报、信息资料册等。　　二次信息开发，是对一次信息进行加工整理后而形成的新信息，提供信息线索，便于人们对信息进行概括了解。例如索引、目录编制、文摘等。　　三次信息开发，是在一次、二次信息的基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息。例如简讯、调查报告等。 3.?信息开发的主要形式 （1）?剪报　　剪报是根据需求选择专题，确定时间周期，对报刊资料中有价值的信息进行选取、组合、编辑、传递等工作。剪报属于一次信息开发，开发成本相对较低，获得信息量较低。（2）?索引　　索引是查找信息题名、出处等有关事项的检索工具，由系列按字目顺排列的款目组成。 （3）?目录编制　　目录是依据信息的题名编制而成，是对相关信息的系统化记载及内容的提示。目录编制属于二次信息开发。比如对剪报内容进行目录编制就是对剪报的第二次开发。　　（4）?文摘　　文摘是指对信息简明扼要摘录其