第八章 档利用工作.pptVIP

第八章 档案利用工作 档案利用工作概述 档案提供利用的方式 开放档案工作 档案的检索 档案的编研 第一节 档案利用工作概述 一、档案利用工作的含义 档案利用工作就是以利用者为服务对象，以馆(室)藏档案为服务手段，采取多种形式和方法，开发和直接提供档案为党和国家的各项事业服务。 档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆(室)藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者提供档案和情报信息。 利用档案和档案利用工作是密切联系而又不同的两个概念。 利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。 档案利用工作是指档案馆(室)为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。 利用档案和档案利用工作这两者有着密切的联系，有了利用档案的需要，才有档案利用工作；有了档案利用工作才能实现对档案的利用。 这两种行为往往先后或同时发生，表现为一个过程的两个方面。档案利用工作是利用档案的必要条件，而利用档案发挥档案的作用，是档案利用工作的直接目的，两者结合才能充分发挥档案的作用。 二、档案利用工作的意义 档案利用工作体现档案工作的根本目的 档案工作的根本目的，是发挥档案信息的作用为社会主义现代化建设服务。没有档案利用工作，档案工作与档案事业就不会产生，更不会得到发展。 档案利用工作是衡量档案馆(室)工作的主要标志 档案利用工作是运用各种方式把档案材料提供给社会上各行各业利用，集中体现了档案工作的方向和作用，它是档案工作联系社会的一个窗口。所以，在实际工作中，人们总是把档案利用工作做得如何，作为衡量档案馆(室)业务开展的程度、工作好坏的主要标志。 档案利用工作对整个档案工作有检验和推动作用 通过档案利用工作的实践，可以获得有关档案管理的反馈信息，能够比较客观地发现和了解档案工作的其他业务环节的优缺点，从而促使我们采取有效措施，不断提高管理水平。 档案利用工作是对档案工作最有效的宣传 做好档案工作，需要全社会的关心和支持。而要得到社会的关心和支持，档案管理人员就必须踏踏实实做好档案的利用工作，做好提供利用工作是对档案工作最实际、最有效的宣传。 三、档案利用工作的要求 明确服务方向，坚定服务思想 档案工作的服务性，集中表现在利用工作上，要做好利用工作，首先要有正确的服务方向。一个档案馆应根据各自的特点和条件,在利用工作中明确具体的服务重点。 要做好利用工作，还必须坚定服务思想，有良好的服务态度。同时，档案工作者还要解放思想，对利用方式、服务手段以及工作制度等不断地进行改革,适应新形势的需要。 熟悉档案，了解利用者 开展利用工作，要求档案工作者既熟悉档案馆藏，又了解外界对档案的利用需要。 所谓熟悉馆藏，主要是指熟悉馆藏档案的内容、成分和数量，以及存放的位置；熟悉全宗的形成、整理状况及其利用价值。所谓了解需要，就是做好档案提供利用的预测工作。 正确处理利用和保密的关系 利用和保密的关系，在利用工作中表现得最为突出，应特别注意解决好。国家保存档案的目的是为了使用，假若长期把档案锁在柜子里，不准使用，就失去了保存档案的意义。 但是，档案中有一部分属于党和国家的机密，所以，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则，遵守保密规定。 第二节 档案提供利用的方式 一、档案的阅览 所谓档案的阅览就是利用者在档案馆(室)专辟的阅览室内阅看档案。 开辟阅览室的优越性 阅览室服务既便于档案的保护和保密，又能为利用者提供较好的阅览条件。它可以提高档案的周转率和利用率，避免因一人借出而妨碍他人利用。它还便于档案管理人员掌握利用档案的信息和追踪利用的效果。 做好阅览室服务工作应具备的基本条件 阅览室工作人员必须具备为阅览者服务的思想，良好的工作作风和扎实的业务基本功。应该热情主动、认真负责地解答阅览者提出的各种问题，当好阅览者的助手和参谋。 阅览室要有必要的物质设备 建立健全必要的规章制度 二、档案的外借 所谓档案的外借就是利用者在办理一定的批准和借阅手续后,将档案借出馆外阅看。 档案外借的范围 从维护档案的完整和安全出发，档案一般是不借出馆外使用的，但在特殊情况下，为了照顾利用者工作方便，或某些机关必须用档案原件作证据，也可以暂时借出馆外使用。 但是，对于特别珍贵的档案、古稀文本，以及照片、影片、录像带、录音带等原件，不能借出馆(