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浅议中职学校行政人员的公文写作能力 浅议中职学校行政人员的公文写作能力 　　1 从一则请示谈起 　　这是一则真实的请示。2012年某直饮水公司在笔者所在学校的办公楼、教学楼、学生宿舍区等场所安装了直饮水。但教学楼区域的水机一直只能是学生使用。教代会期间，职工代表建议学校给教师提供水卡，而方式是直接充值水费到教师的校卡上。于是，财务科、总务科、办公室三部门联合行文请示学校领导。原文如下： 　　学校领导： 　　学校第十三届教代会教职工建议第三条，要求学校提供水卡给教师在教学楼打水。经财务科、总务科、办公室调本文由论文联盟http://www.LW收集整理研，建议学校给上课的老师（含外聘），在直饮水公司凭校卡充值水费，每次10元，喝完可以续充，不限次数。充值时请提供老师本人的校卡，并签名确认。 　　总务科每月将充值签名表在下月初公示，以便监督水公司，并由总务科与水公司结算老师用水费。 　　充值的水费可以在教学楼水机叮水。 　　以上规定在2013年5月20日执行。 　　办公室、财务科、总务科（章） 　　2013年5月15日 　　分析请示，不难发现错误之处：一是错别字，叮应改为打。二是情理不符。如以上规定在2013年5月20日执行。言下之意，此制度的有效期有且仅有一天，即2013年5月20日当天。实际上是从2013年5月20日起执行。又如，在直饮水公司凭校卡充值水费。显然不是，实际上是在学校某充值点充值水费。三是语句表达不顺。如，总务科每月将充值签名表在下月初公示读来拗口，不妨改为总务科每月初公示上个月充值签名表。再如，充值的水费可以在教学楼水机叮水不妨改为充值的水卡可以在教学楼水机使用。又如，喝完可以续充可以删除喝完两字。四是名称排序前后不一致。正文是财务科、总务科、办公室；而署名处却是办公室、财务科、总务科。五是标点符号多余。如，署名处办公室、财务科、总务科中的两个顿号、应该删除。六是标题欠缺。此则建议实质上是请示，可加标题《关于给教师提供水卡的请示》。七是结束语欠缺。既然是请示，不妨套用请示的结束语，如，以上请示，妥否？请批示。 　　2 问题分析 　　笔者所在的学校在广东省属中职学校当中处于中等规模，目前内设机构12个，全体教职工160多人。其中，行政人员64人（科级干部22人、科员42人）。据了解，广东省属12所中职学校，每所学校内设机构基本在10个左右。可见，行政人员数目不少。而行政人员公文写作能力的高低在一定程度上影响了行政办公的效率；而行政办公的效率往往直接影响了学校日常的运转。 　　对内而言，部门之间的日常往来或多或少运用公文平台进行沟通协调。在办公信息化的当前，电子公文的使用越来越频繁。因而对公文的格式要求更加规范。对外而言，某一学校行政办公的效率也是对外宣传的重要名片。在很多场合，对外宣传的载体不外体现为两方面：一是行政人员的言行举止；二是行政人员公文写作能力的成果，如报送的各种材料。而纵观行政人员的公文写作能力现状，可谓良莠不齐。以上的请示便是典型的案例。概括起来，主要的问题表现为如下方面： 　　2.1 文种容易混淆 　　文种，直观地体现在公文的眼睛，即标题上。自2012年7月1日起，我国正式施行了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称条例）。《条例》将行政机关和党的机关文种整合为15种，更加规范了每一文种的使用范围。对于相近或相似的文种，我们若不加以辨析，在实际运用时很容易混淆。譬如，某部门在处理学生违纪处分时误用命令，如《关于XXX等同学违纪处分的命令》。又如，某部门报送学生国家助学金自查工作情况时使用的标题为《XX职业技术学校关于我校学生国家助学金自查工作情况的汇报》。而公文没有汇报文种。在笔者看来，文种的正确与否直接关系到行文关系，关系到行文的语言色彩，关系到公文的生命力。如，决定的行文特点就不同于请示。前者，语言坚决，决策性强；后者，语言婉转，请示性强。 　　2.2 行文能力不等 　　《登徒子好色赋》在阐述描述人物时说，增之一分则太长，减之一分则太短；著粉则太白，施朱则太赤。同样，公文的文段陈述也须恰到好处。因此，要求我们在公文写作时既要毫不客气地摒弃无病呻吟之习气，养成惜字如金的写作素养；又要全面把握公文整体，做到运筹帷幄。对于中职学校行政人员而言，行文能力参差不齐，表现为二：一是文字运用。比如，文字表达过于口语化。且看二例，某部门组织教师参加某项目评审时提出如下要求，即请大家务必于XXXX年XX月XX日前将申报材料报送办公室XXX老师处。显然，可以删除大家两字。又如，某部门在面向广大职工收集毕业合照时有这样语句，即照片翻拍之后我们会退回去。不妨改为照片翻拍之后将及时归还本人。二是谋篇布局。譬如，请示的正文一般采用陈述现状+提出需求的思路；批复的正文则是收悉信函+明确答复+提出要求。可见，公文写作活动