提高固定资产动态管理效率..docVIP

提高固定资产动态管理效率 　　1 课题背景及QC小组简介 固定资产管理是指对固定资产的计划、购置、验收、登记、使用、调拨和报废等全过程的管理。目前我院使用的固定资产管理系统信息孤岛多、信息覆盖不到位，仅采购计划申报和报废申请环节实现了网上审批，验收、调拨和报废残体入库等一系列程序仍然处于手工制单处理阶段，没有较为完善的固定资产动态管理体系，无法满足全院生产和管理工作需要。相对落后的操作手段，导致管理不到位，资产信息经常遗漏、缺失，管控和调配难度大，数据统计困难等弊端。为了实现全院固定资产动态管理，提高工作效率，使管理层能全面掌握、了解固定资产相关即时信息。2013年5月3日成立了以“提高固定资产动态管理效率”为课题的固定资产管理QC小组，小组主要成员：王娟、李新君、俞锦平、宋北平、周晖、李良师 2 活动计划 为使小组活动有计划地开展，小组成员制定了本次活动计划。将活动划分为8个阶段：5月选择课题、现状调查阶段；6月设定目标、分析原因阶段；7月制定对策阶段；8月至11月实施对策阶段；12月效果检查与巩固提高阶段 3 现状调查 目前现状是每个固定资产流程都是独立的，没有形成一套完整的固定资产管理系统，缺乏统计分析功能 现状调查（一）：固定资产计划管理（在“固定资产计划管理系统”中操作）： 各单位物资管理员申请计划、单位主管领导审批、财务资产部计划管理员、财务资产部主管、主管院长审批。计划管理系统网上审批各项都是相对独立的，需要与其他环节搭建在一个系统中 现状调查（二）：固定资产验收（手工制单）： 由院物资管理员统一验收并手工填制验收单，书写欠规范，发现验收单部分内容不易辨认，不利于保存和报废时查询原资产信息。验收管理需要改进， 改变手工制单并与固定资产计划申请环节搭建在一个系统中 现状调查（三）：固定资产调拨管理（手工制单） 调拨管理需要改进，改变手工制单并与固定资产计划和验收环节搭建在一个系统中 现状调查（四） ：固定资产报废管理 固定资产报废时需要找出原购入时纸质的验收单，根据验收单登记的相关信息与实物核对后进行报废处理。报废管理需要改进，从报废申请到残体入库实行一体化管理并与固定资产计划和验收环节搭建在一个系统中 通过现状调查得出结论：固定资产管理的各个环节是独立的，信息孤岛多，缺乏相互关联，单个的信息平台和手工制单影响了办事效率，缺乏完善的固定资产管理系统是问题的症结 4 目标确定 根据固定资产管理现状，不能实现动态化管理的症结为： 缺乏统一的固定资产管理系统平台。在财务资产部领导的大力支持下，通过调研后决定与北京木联能软件技术有限公司合作开发固定资产管理系统。因此我们将目标设定为： 目标一：建立一套完善的固定资产管理系统 建立一套完善的固定资产管理系统，包括：计划、验收、使用和调拨、报废、残体入库、统计分析 目标二：小组成员分析认为：固定资产管理四个流程中除计划和报废申请已实现单个网上审批外，验收、调拨和报废残体入库将由手工方式变成网上审批，在建立一套完善的固定资产管理流程前提下，验收、调拨和报废审批单个流程完成时间至少可以减少60%以上，并且实现动态查询和即时统计汇总功能 5 要因确认 小组成员采用头脑风暴法和关联法，整理分析出7个末端原因并针对影响目标实现的7个末端原因，逐条进行要因确认 末端原因：1业务处理方式2软件不够完善3培训不到位4审批程序多5对审批流程不清楚6审批不及时7资产数量多、分布广； 确认内容：均见各因素确认过程； 确认方法：1现场调查现场调查2交流探讨3现场调查4现场调查5现场调查6现场调查和分析7统计、分析 负责人：1俞锦平2宋北平3周晖4李良师5李新君6王娟7张静娴 完成日期：均为2013年6月底 小组成员根据上表所列示的要因确认计划表中列出的每条末端因素，通过现场调查等方法对各个末端因素进行了分析与确认，通过分析，确认要因为：业务处理方式、软件不够完善、培训不到位、资产数量多、分布广 6 制定对策 确定要因后，小组对每个要因进行了认真的讨论分析，并分别制定了相应的对策 要因：1业务处理方式2软件不够完善3培训不到位4资产数量多、分布广 对策：1改变处理方式2与管理层、物资管理人员全方位沟通，根据需求完善系统3加强培训4实现数据库管理 目标：1网上流程2建立统一的固定资产管理系统3熟悉系统的实际操作4掌握固定资产动态信息，满足管理需求 措施：1取消手工制单，将固定资产管理各环节纳入系统中运行2开发一套完整的固定资产管理系统，整合固定资产管理各个环节3集中培训、制作操作手册、完善系统帮助文档4根据固定资产管理各环节需求设置统计